Effizienz in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit meistern: Erkenntnisse aus dem Effizienzbericht von Wrike
Der Effizienzbericht 2023 von Wrike bietet wertvolle Einblicke, wie Führungskräfte Strategien für Effizienz entwickeln und die anhaltende Präsenz der Dunklen Materie der Arbeit angehen.
Wie Wrike Strategie, Ziele und Sprints synchronisiert
Ein Unternehmen mit einem großen Produkt- oder Produktportfolio muss daran Arbeit, die Strategie mit den täglichen Bemühungen jedes Mitarbeiters zu synchronisieren. Wenn Teams nicht in der richtigen Reihenfolge agieren, bleibt die Strategie nur ein schönes Dokument. In diesem Artikel werden wir erläutern, wie unser Unternehmen Ziele auf verschiedenen Ebenen anordnet, welche Ziele in den verschiedenen Planungsphasen festgelegt werden und wer an der Planung beteiligt ist. Wrike hat drei Ebenen von Produktzielen: Jährlich Vierteljährlich Teamspezifische Sprintziele Auf jeder Ebene gibt es Mitarbeiter, die Prozesse aufbauen und für das Erreichen der Ziele verantwortlich sind. Strategie und Jahresziele Wrike hat eine Unternehmensstrategie und eine Produktstrategie, die diese unterstützen. Schauen wir uns ein Beispiel an, um zu verstehen, wie sie zusammenhängen. Wenn ein Unternehmen stärker im Unternehmenssegment agieren möchte, sollten bestimmte Produktänderungen folgen — das ist die Produktstrategie. Die Unternehmensstrategie ist viel umfassender. Neben Produktänderungen müssen wir beispielsweise die Art und Weise ändern, wie wir Mitarbeiter in der Vertriebsabteilung einstellen, das Marketing umstrukturieren usw. Bei der Unternehmensstrategie geht es darum, in welche Marktsegmente wir vordringen wollen, während es bei der Produktstrategie darum geht, wie das Produkt geändert werden muss, um effektiv in diese Segmente vorzudringen. Da Produktstrategie und Unternehmensstrategie eng miteinander verknüpft sind, erfolgen ihre Aktualisierungen synchron. Wir überprüfen die Strategie in der Regel einmal im Jahr. Die Unternehmensstrategie liegt in der Verantwortung des Führungsteams, in dem die Produktorganisation durch den VP of Product vertreten wird. Das Führungsteam trifft sich regelmäßig und definiert daraufhin die Gesamtstrategie des Unternehmens. So wird deutlich, was wir als Unternehmen erreichen wollen. Das Produktteam ist weniger in diesen Prozess involviert: Der VP of Product kann beispielsweise jemanden bitten, an einem bestimmten Problem zu arbeiten oder die erforderlichen Daten vorzubereiten. Das Produktteam ist viel stärker in die Produktstrategie eingebunden. Der VP of Product ist für diesen Prozess verantwortlich und alle Produktteams sind eingebunden. Um den Produktstrategieprozess besser zu verstehen, ist es wichtig zu verstehen, wie unser Produktteam strukturiert ist. Es besteht aus getrennten Abteilungen (Einheiten). Jede Einheit hat ihren eigenen Anführer. In diesem Artikel nennen wir sie Lead Product Manager, es kann sich aber auch um den Produktdirektor oder den Senior Product Manager handeln. Innerhalb der Einheiten gibt es Produktteams, die jeweils von einem Produktmanager geleitet werden. Die Gestaltung der Produktstrategie erfolgt in zwei Richtungen: von oben nach unten und von unten nach oben. Von oben nach unten ist der allgemeine Vektor der Produktentwicklung, der vom VP of Product gebildet wird. Dazu verwenden sie verschiedene Eingabedaten: Unternehmensstrategie, allgemeine Markttrends, Wettbewerbsforschung, Berichte von Analyseagenturen wie Gartner, Produktverkaufsanalysen (z.B. stärkere Segmente, wachsende Segmente usw.). All diese Informationen helfen uns zu verstehen, worauf wir uns konzentrieren müssen. Darüber hinaus ermöglicht es uns, unsere Grenzen zu verstehen. Welche Ressourcen können wir in diesem Jahr in die Produktentwicklung investieren? Wie viel Prozent müssen wir für obligatorische Supportprozesse wie die Verbesserung der technischen Plattform und die Behebung von Fehlern ausgeben? Die Ausrichtung von oben nach unten bildet den Rahmen, innerhalb dessen konkrete Vorschläge für strategische Initiativen formuliert werden müssen. Von unten nach oben sind Ideen für strategische Initiativen des Produktteams. Sie werden von leitenden Produktmanagern formuliert, aber in der Regel beraten sie sich zunächst mit den Produktmanagern ihrer Abteilung. Dies ist eine Gelegenheit für PMs, ihre Ideen einzureichen und an der Gestaltung der Produktstrategie teilzunehmen. Wenn alle Vorschläge gesammelt sind, werden sie in einer Reihe von Sitzungen der Referatsleiter erörtert, bei denen jede Idee bewertet wird. Anlagebereiche, die später in die Produktstrategie aufgenommen werden, betrachten wir nach verschiedenen Kriterien. Die Priorisierungsprozesse werden ständig verfeinert und verbessert. Wir können zum Beispiel den möglichen ROI berechnen, der sich aus der Umsetzung einer Idee ergibt, sehen, wie sie in die Unternehmensstrategie passt, und jede Idee anhand von ICE bewerten. Nach Diskussionen und Priorisierung analysiert der VP of Product die Ergebnisse und erstellt die Produktstrategie für das nächste Jahr. Die erarbeitete Strategie durchläuft zunächst eine Rückkopplungsschleife. Leitende Produktmanager studieren und besprechen sie sorgfältig und bringen sie dann zu einem Meeting mit allen Produktmanagern. Das Ergebnis ist eine verfeinerte Produktstrategie: Anlagemix: Dazu gehört, wo und wie viel Prozent wir in diesem Jahr investieren werden. Hochrangige Produktziele des Jahres: Ein Beispiel für ein solches Ziel könnte darin bestehen, eine Lösung für ein neues Marktsegment herauszubringen oder das Produkt so zu gestalten, dass es einige neue wichtige Geschäftsanforderungen abdeckt. Hochrangige Ziele dienen als Inspiration und erweisen sich in der Regel als recht abstrakt in dem Sinne, dass es gar nicht offensichtlich ist, wie genau diese Ziele erreicht werden können. Es sollte einige solcher Ziele geben. In diesem Jahr haben wir drei davon. Für jedes Ziel definieren wir eine zentrale Kennzahl, anhand derer wir den Erfolg messen werden. Spezifische Unterziele für jedes Ziel: Diese zeigen den Weg zu den übergeordneten Zielen, an die wir als Team alle glauben. Gleichzeitig ist dieser Weg auf der Ebene der Zwischenziele, die wir erreichen wollen, immer noch ziemlich abstrakt formuliert, nicht auf der Ebene spezifischer Merkmale. Zum Beispiel bin ich derzeit für ein Ziel namens „Verbesserung der Konfigurierbarkeit der Plattform“ verantwortlich. Ein spezifischer Lead Product Manager ist für jedes seiner Teilziele verantwortlich. Ihre Aufgabe in der Planungsphase besteht darin, die Teilziele zu klären und zusammen mit dem Produktanalysten die Kennzahlen dafür festzulegen. Wir werden das ganze Jahr über an der Zielmetrik arbeiten, sodass wir für die Metriken auf der Ebene der Unterziele vierteljährliche Ziele festlegen. Vierteljährliche Ziele Quartalsziele ergeben sich aus den im Rahmen der Jahresplanung definierten Teilzielen und können sich in begrenztem Umfang mit diesen überschneiden. Zu Beginn der Quartalsplanung verfügen wir in erster Näherung bereits über Ziele (Unterziele für die jährlichen Ziele auf oberster Ebene) und wichtige Ergebnisse (Ziele für die Kennzahlen, die wir für jedes Quartal definiert haben). Seit Jahresbeginn könnten sich jedoch einige Änderungen ergeben, sodass einige der Ziele möglicherweise überarbeitet werden. Wir könnten beschließen, im nächsten Quartal an einigen Zielen nicht zu arbeiten und uns stattdessen nur auf einen Teil der Ziele zu konzentrieren. In einem bestimmten Quartal kann es auch zusätzliche neue Ziele geben. Wie die Jahresziele werden auch die Quartalsziele zunächst zwischen dem VP of Product und den leitenden Produktmanagern (die sich mit ihrem Produktmanagementteam beraten) besprochen. Nach der Erörterung der Quartalsziele mit den Abteilungsleitern stellt der VP of Product die Quartalsziele während eines Meeting aller Produktmanager vor, beantwortet Fragen und sammelt Feedback. Die nächste Aufgabe für Produktmanager besteht darin, konkrete Initiativen vorzuschlagen, die dazu beitragen, dieses Ziel und die gewünschte Änderung der Metrik zu erreichen. Ideen für Initiativen werden innerhalb der Einheit mit allen Produkt- und Entwicklungsmanagern besprochen (Initiativen müssen schließlich realistisch sein). Wir haben in unserem Unternehmen Abteilungsleiter eingestellt, die für die Entwicklung innerhalb der Einheiten verantwortlich sind. Sie helfen bei der Planung, wie, wo und welche Teams zugewiesen werden sollen. Außerdem können die Teams selbst ihre Fähigkeiten einschätzen und verstehen, welche Initiativen sie bereit sind, im nächsten Quartal zu ergreifen und welche nicht. Ideen erfordern möglicherweise auch eine Diskussion mit anderen Teams und Einheiten. Wrike ist ein großes und komplexes Produkt und Sie benötigen oft die Hilfe anderer Teams, um ein Ziel zu erreichen. Um Quartalspläne richtig zu formulieren, ist es notwendig, alle diese Abhängigkeiten zu berücksichtigen und zu berechnen und sich darauf zu einigen, wie wir das Gesamtergebnis erzielen werden. Nach allen Diskussionen werden die Pläne in die Wrike-App übertragen, die unser Hauptverwaltungstool ist. Um sicherzustellen, dass wir das gleiche Verständnis darüber haben, wie die Pläne aussehen und warum, findet ein Meeting statt, auf der die Lead Product Manager die Pläne der Einheit vorstellen. An dem Meeting nehmen alle Produkt- und Entwicklungsmanager sowie alle, die dies möchten, teil. Sprintziele Ein bestimmtes Team ist für die Sprintziele verantwortlich, einschließlich seines Produktmanagers. Alle Teams bei Wrike Arbeit nach Scrum mit einer zweiwöchigen Iteration (sehr praktisch, wenn der Planungszyklus auf das gesamte Unternehmen abgestimmt ist). Spezifische Prozesse können sich von Team zu Team stark unterscheiden. Es muss für das Team praktisch sein, und das Unternehmen verlangt lediglich, dass jedes Team mindestens alle zwei Wochen eine Produktverbesserung vornimmt, um dem gemeinsamen Ziel näherzukommen. Das gesamte Team erstellt Sprintziele, um die Quartalsziele zu erreichen, die wir gemeinsam für das Quartal formuliert haben. Normalerweise hebt das Team die Fortschritte gegenüber den vierteljährlichen Zielen im Sprint Review hervor. Alle Teams versuchen, sich ehrgeizige Ziele zu setzen, sodass Sprintziele manchmal nicht erreicht werden. Wir glauben, dass dies keine große Sache ist, da das Team damit beauftragt ist, jeden Sprint so zu planen, dass die Einheit dem Quartalsziel näher kommt. Planungstools Wir versuchen, das Beste aus der Wrike-App herauszuholen, zumindest für Hundefutterzwecke. Sie können verschiedene Ebenen und Hierarchien von Zielen erstellen. Wir füttern es mit Jahreszielen, Teilzielen, vierteljährlichen Plänen mit Metriken und sogar Sprintzielen. Ziele können in verschiedenen Abschnitten eingesehen werden. Wenn ein Produktmanager beispielsweise Sprints plant, schaut er sich andere Zielhierarchien möglicherweise gar nicht an. Gleichzeitig bleibt die Verbindung zwischen den Ebenen erhalten und kann jederzeit nachvollzogen oder visualisiert werden. Wir verwenden Wrike hauptsächlich für die Implementierungsphase. Die Entwicklung verschiedener Optionen für Pläne und Brainstorming erfolgt oft in Excel oder Miro, da sich diese besser für die Arbeit mit unstrukturierten Daten eignen. Struktur der Ziele in Wrike Unternehmensstrategie (Führungsteam) — jährlich Produktstrategie — jährlich. Treiber — VP des Produkts Inputs: Strategie des Unternehmens Marktdaten (Trends, Analysten, Wettbewerber, Gewinn/Verlust usw.) Aktueller Anlagemix Vorgeschlagene Investitionsbereiche (Lead PMs in Zusammenarbeit mit PMs) -> Bewertung Ergebnis: Investitionsmix Jahresziele mit Kennzahlen (drei in diesem Jahr) Teilziele mit Metriken (z.B. Verbesserung der Konfigurierbarkeit der Plattform) Objektive Prioritäten Jedes Ziel hat einen verantwortlichen leitenden PM, der die Definition verfeinert und die Diskussion über die Metriken vorantreibt Feedback-Schleife Quartalsziele: Teilziele für dieses Quartal Vorgeschlagen von VP Product, Feedbackschleife Geklärte Metriken für das Quartal — Lead PM + Analyst Vorgeschlagene Initiativen — PMS+Teams, Diskussion mit Lead PM, Präsentation einer breiteren Gruppe Abteilungsübergreifende Abhängigkeiten lösen Sprintziel (vom PM + Team festgelegt) Dieser Artikel wurde von Anna Lopatuhina, Direktorin und Produktmanagerin bei Wrike, verfasst.
Mit weniger mehr schaffen: So bewältigen Sie die versteckten Kosten von Entlassungen
Wenn Ihr Unternehmen den Personalbestand reduziert, müssen Sie vielleicht neue Projekte und Aufgaben übernehmen. Hier erfahren Sie, wie Sie zusätzliche Kapazitäten freisetzen und mehr Arbeit bewältigen können.
Mit weniger Mitteln mehr leisten: Wrike macht's möglich
Jeder steht heutzutage unter Druck, mit weniger Mitteln mehr zu leisten – und Wrike kann Ihnen dabei helfen. In unserer neuesten Blog-Serie zeigen wir Ihnen, wie Sie trotz knapperer Ressourcen Ihren Output maximieren.
Unsere Prognose: 6 Projektmanagement-Trends für 2022
Das Projektmanagement steht in diesem Jahr vor großen Veränderungen. Physische und kulturelle Entwicklungen weltweit beeinflussen jeden neuen Projektmanagement-Trend der Branche – und verwandeln vielleicht sogar die Disziplin insgesamt. Erfahren Sie hier mehr über einige der wichtigsten Veränderungen sowie unsere Prognosen dazu, was uns in naher Zukunft erwartet. Was sind die aktuellen Trends im Projektmanagement? Niemand kann die Zukunft des Projektmanagements mit Gewissheit vorhersagen – doch dies sind die aktuellen Branchentrends, die sich über die kommenden Monate auf Projektmanagement-Teams auswirken werden: Verbesserte Kommunikation unter verteilten Teams Effektive Kommunikationsfähigkeiten sind wesentlich, um während und nach der Pandemie motiviert zu bleiben. Ortsunabhängiges Arbeiten erfordert die richtigen Tools und Kompetenzen, und Projektmanager müssen Systeme erlernen, mit denen sich die Herausforderungen von Homeoffice- und Hybrid-Arbeit bewältigen lassen. Bessere Kommunikation steigert nicht nur die Produktivität, sondern kann auch die geistige Gesundheit am Arbeitsplatz in der Zeit nach der Pandemie verbessern. Maximierte Effektivität der hybriden und verteilten Arbeit Auch nach dem Abklingen der Pandemie wird das hybride Modell ein fester Bestandteil unserer Arbeitswelt bleiben. Der direkte, persönliche Kontakt mit Beschäftigten hat viele Vorteile. Diese Interaktion erfordert jedoch den Einsatz neuer Technologien und Strategien, damit sie wirklich funktioniert. Agiles Arbeiten, um Strategie und Output zu kombinieren Im Jahr 2022 müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teams agil und reaktionsschnell sind. Statt standardisierter Vorgaben brauchen Teams vielmehr Know-how und Erfahrung, um die richtigen strategischen Rahmenpläne für ihren Bedarf zu wählen. Im Laufe des letzten Jahres sind immer mehr Unternehmen zu agilen Methoden übergegangen, um ihre Projektmanagement-Prozesse zu verbessern. Wir gehen davon aus, dass dieser Trend in den nächsten Jahren noch zunehmen wird. Unsere Trendprognosen für das Projektmanagement Auf der Grundlage unserer Erfahrung und Forschung gehen wir davon aus, dass die folgenden Trends im Projektmanagement unsere Aufmerksamkeit verdienen. Lesen Sie weiter, um Ihre eigenen Ziele für das Jahr zu präzisieren und sich ein Bild von der möglichen Zukunft der Branche zu machen. 1. Komplett ortsunabhängige Projektteams Die Corona-Pandemie hat viele Organisationen gezwungen, ihre Homeoffice-Regelungen zu überdenken. Zahlreiche Beschäftigte in den USA arbeiten mittlerweile in Voll- oder Teilzeit von zuhause aus. Das Projektmanagement ist also nicht mehr an das traditionelle Büro gebunden. Natürlich wird es immer gewisse Aufgaben geben, die sich am einfachsten als Team in einem Raum erledigen lassen. Ein Beispiel sind Teambuilding-Übungen. Doch trotz aller Herausforderungen bietet das ortsunabhängige Arbeiten viele Vorteile, die Arbeitgebern helfen können, Spitzenkräfte zu gewinnen und zu binden, weil Beschäftigte beispielsweise überall in der Welt arbeiten können. Dazu kommt, dass die Arbeit zunehmend in verteilten, globalen Teams stattfindet, die sich mittels Online-Software und Apps austauschen und abstimmen. Technologie spielt hier eine große Rolle. Meetings werden über Zoom abgehalten, Fortschritte in einem Projektmanagement-Tool verfolgt, Zeitpläne komplett online erstellt und an Teammitglieder verteilt. Der Trend zum mobilen Arbeiten dürfte sich fortsetzen; Projektmanager müssen also Wege finden, um Reibungen zu reduzieren und ihre Effizienz zu steigern. Die Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet: Können Sie Ihre Projekte verbessern, indem Sie Freiberufler oder mobile Arbeitskräfte einbeziehen? Ist die Antwort „Ja“, sollten Sie sich nicht von technologischen Ängsten abhalten lassen – es gibt die richtige Technologie für Ihre Pläne. 2. Zunehmender Verlass auf Projektmanagement-Tools Projektmanagement war seit jeher ein Instrument, um Vorhaben umzusetzen und Risiken zu steuern. Im Laufe der Zeit hat sich dieser Aufgabenbereich jedoch erweitert und umfasst heute eine Vielfalt an Aktivitäten und Initiativen. Projektmanagement-Tools helfen Organisationen, ihre Strategien zu verwirklichen, können aber auch dazu dienen, das Portfolio sowie die verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit dieser Strategie zu verwalten. Dies unterstützt eine fundiertere Entscheidungsfindung, verbessert die Umsetzung wichtiger Ziele und bietet zugleich Mehrwert. Auch externe Projektmanagement-Trends verstärken unsere Abhängigkeit von diesen Tools. Angesichts der zunehmenden Verbreitung von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen müssen Projektteams enorme Mengen an Daten sammeln und analysieren. Die genauen Entwicklungen sind schwer vorherzusagen, aber die meisten Experten halten diesen Trend für unaufhaltbar. 3. Fokus auf stärkere Zusammenarbeit Die wahre digitale Transformation des Projektmanagements sollte bis Ende 2022 abgeschlossen sein. Wir meinen damit den Einsatz von Online-Tools für die Zusammenarbeit und Koordination unter Teams, die das umständliche Hin und Her per E-Mail ersetzen. Dank neuer mobiler, flexibler und hybrider Arbeitsmöglichkeiten können Beschäftigte arbeiten, wo sie wollen, während Unternehmen von einer höheren Output-Qualität profitieren. Trotz der Vorteile verteilter Teams kann es allerdings sehr schwierig sein, eine gute Zusammenarbeit sicherzustellen. In Reaktion auf dieses Problem haben viele Unternehmen begonnen, Online-Tools für das Projektmanagement einzuführen. So benutzen manche Teams nun Multimedia-Conferencing-Produkte, damit Kollegen im Homeoffice und im Büro weiterhin zusammentreffen und kommunizieren können. Andere verlassen sich auf Projektmanagement-Software wie Wrike, um all ihre laufenden Initiativen zu planen, zu organisieren und zu verfolgen. Ganz gleich, für welche Tools Sie sich 2022 entscheiden, eins ist klar: Um in der Pandemie und danach erfolgreich zu sein, müssen wir lernen, trotz der räumlichen Entfernung effektiv mit anderen zusammenzuarbeiten. 4. Gekonnter Einsatz unterschiedlicher Soft Skills Projektmanager müssen diverse operative Kompetenzen besitzen, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein. Doch ohne die richtige Kombination von Soft Skills wird es ihnen kaum gelingen, ihre Mitarbeiter effektiv zu führen und die besten Ergebnisse zu erzielen. Am allerwichtigsten ist wohl die Fähigkeit, Erwartungen zu kommunizieren und gut mit allen Beteiligten zusammenzuarbeiten. Deshalb sind zwischenmenschliche Fähigkeiten wie Empathie, Entscheidungsfindung und Führungskompetenz so wichtig für den Projekterfolg. Projektmanager mit solchen Qualitäten tragen entscheidend dazu bei, die Leistung des gesamten Teams zu steigern, indem sie als Vorbild für erwünschtes Verhalten dienen und zugleich den Ton der Arbeitsplatzkultur angeben. Letzten Endes ist es der Projektmanager, der über das Ausmaß der Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern bis zum Abschluss des Projekts entscheidet. Nicht ganz sicher, wie Sie mithalten und Ihre eigenen Soft Skills verbessern können? Hier einige praktische Tipps: Stellen Sie keine grundlosen Vermutungen darüber auf, was andere denken und fühlen. Bleiben Sie im Dialog und halten Sie alle wichtigen Projektdetails schriftlich fest. Regen Sie Mitarbeiter an, zur Projektplanung beizutragen, offen zu sein und ihre individuelle Persönlichkeit zum Ausdruck zu bringen. Bauen Sie tiefere Beziehungen mit Teammitgliedern auf, indem Sie Fragen zu ihrem Leben außerhalb der Arbeit stellen. Lernen Sie, sich aufrichtig zu entschuldigen und Streitigkeiten für sich und andere beizulegen. Nehmen Sie Feedback an. Sie können immer etwas lernen und besser werden. 5. Bewussterer Umgang mit körperlichem und mentalem Stress Wir erwarten, dass die Mitarbeiterförderung 2022 eine größere Rolle spielen wird als die Mitarbeiterbindung. Ihre neuen Teammitglieder werden sich durch optimierte Schulungsprogramme schneller eingewöhnen und früher delegierte Aufgaben übernehmen müssen. Die Vermeidung von körperlichem und mentalem Stress wird viel dazu beitragen, dass ihre Mitarbeiter gesund bleiben, sich wohlfühlen und langfristig zum Team gehören. Es gibt mehr Möglichkeiten als Sie vielleicht glauben, die Arbeit für das gesamte Team reibungsloser zu gestalten. Hier einige Beispiele: Stellen Sie klare Erwartungen mit Zielen und Fristen auf Auf diese Weise können sich Ihre Teammitglieder auf ihre eigentlichen Stärken konzentrieren, statt Zeit mit Tätigkeiten zu verschwenden, die ihnen nicht wirklich liegen. Auch verhinden Sie dadurch, dass sie unwissentlich die gleichen Aufgaben oder Prozesse wiederholen. Bieten Sie flexible Arbeitszeiten Jeder möchte gern ein wenig flexibler arbeiten. Deshalb ist es wichtig, Ihrem Team eine gewisse Autonomie und Handlungsfreiheit zu gewähren. Mitarbeiter können ihre Aufgaben erst abschließen, wenn spezifische Termine eingehalten wurden. Sprechen Sie Probleme an, falls welche auftreten, und bemühen Sie sich vor allem, die Arbeit für alle Beteiligten einfacher zu machen. Sie können auch mehr Freiheiten bieten, was den Arbeitsort angeht. Ermöglichen Sie z. B. mindestens einen Homeoffice-Tag pro Woche oder Monat. Auch könnten Sie örtlichen Beschäftigten, die ganz von zuhause aus arbeiten, bei Bedarf und auf Wunsch einen Schreibtisch im Büro zur Verfügung stellen. Machen Sie Fitness zum Bestandteil Ihrer Arbeitsplatzkultur Ihre Beschäftigten sollten sich Zeit für körperliche Aktivitäten nehmen. Sie könnten dies unterstützen, indem Sie beispielsweise Yoga-Kurse im Betrieb anbieten, Walking Meetings abhalten oder morgendliche Dehnübungen in der Gruppe einplanen. Geben Sie mehr Lob als Kritik Gute Manager würdigen die Bemühungen ihres Teams. Sie gratulieren Mitarbeitern entweder privat für ihre guten Leistungen oder erwähnen Erfolge in einem wöchentlichen Meeting. Selbst eine kleine Anerkennung für die geleistete Arbeit kann viel zu einer guten Stimmung im Projekt und im Team beitragen. 6. Anhaltender Fokus auf agile Methoden Agile Entwicklung ist ein Konzept, nach dem Entwickler ein Projekt starten, ohne ihre Aufgaben und Prozesse auf traditionelle Weise managen zu müssen. Teams können ihre Projekte ganz einfach in mehrere Abschnitte unterteilen und die Arbeit nahtlos selbst verwalten. Auch ist es ihnen so möglich, effektiver mit Projekt-Stakeholdern zusammenzuarbeiten. Die agile Methode ist nicht nur flexibler – was angesichts der zunehmenden Bedeutung ortsunabhängiger Arbeitsweisen und effektiver Zusammenarbeit ein absolutes Muss darstellt –, sondern auch vollständig anpassbar. Wie Wrike das Projektmanagement 2022 unterstützt Wrike ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Teams die Zukunft der Arbeit erschließen und mit den neuesten Trends im Projektmanagement Schritt halten können. Dies umfasst die Verwaltung komplexer Projektphasen, nahtlose Zusammenarbeit und effektive Kommunikation über Teams und Abteilungen hinweg. Verwaltung komplexer Projektphasen Komplexe Projekte erfordern einen Phasenansatz, um sicherzustellen, dass sie Erwartungen erfüllen und Budgetvorgaben einhalten. Zudem müssen im Team all die Abhängigkeiten geklärt werden, die den Projekterfolg gefährden könnten. Die Vorlage „Komplexes Projekt mit Phasen“ von Wrike vereinfacht die Verwaltung großer, komplexer Projekte. Sie enthält eine Reihe vordefinierte Phasen und Aufgaben und lässt sich in der Projektdiagramm-Ansicht anzeigen. Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen Gute Kommunikation ist eine wesentliche Voraussetzung für den Projekterfolg, vor allem bei der Arbeit in hybriden und verteilten Teams. Ohne einen soliden Kommunikationsplan entstehen leicht Missverständnisse zwischen den Teams und Abteilungen. Diese Vorlage hilft Ihnen, eine zuverlässige Schrittfolge für die Kommunikation mit Teammitgliedern und Stakeholdern zu schaffen. Erstellen Sie damit einem Projekt-Zeitplan, um all die Updates, die jeder Stakeholder braucht, im Blick zu behalten. Zusammenarbeit mit allen Beteiligten Weil immer mehr Menschen ortsunabhängig arbeiten, sind effektive Collaboration-Tools wichtiger denn je. Die gute Nachricht? Dank Wrike können auch verteilte Teams nahtlos zusammenarbeiten. Legen Sie mit Wrike einen digitalen, gut organisierten und sicheren Workspace in der Cloud an. Unsere Projektmanagement-Plattform mit individualisierten Berechtigungseinstellungen ist ideal für die sichere Aufbewahrung all Ihrer Dateien und Details. Anfrageformulare und Tools mit benutzerdefinierten Feldern ermöglichen es Teams, effektiver mit anderen zu arbeiten. Außerdem helfen Ihnen die Tools in Wrike, den E-Mail-Verkehr zu reduzieren, und geben Empfehlungen in Echtzeit. Optimieren Sie Ihr Projektmanagement für 2022 mit einer kostenlosen zweiwöchigen Testphase von Wrike.
Neu von Wrike: Work Intelligence für die Arbeit der Zukunft
Work Intelligence ist eine äußerst umfassende, auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen basierende Engine, die auf Grundlage von Millionen von Nutzerhandlungen die Automatisierung steigert, Empfehlungen abgibt und Ergebnisse vorhersagt.
4 Arten der Veränderung im Projektmanagement durch digitale Transformation
Sind Ihre Betriebsprozesse noch nicht auf dem neuesten Stand? Erfahren Sie hier, wie eine Strategie für die digitale Transformation das Projektmanagement effizienter machen und Ihnen zu besseren Ergebnissen verhelfen kann. Im Folgenden finden Sie Beispiele, wie Ihr Unternehmen die digitale Transformation für sich nutzen kann.
5 Herausforderungen der digitalen Transformation, und wie man sie meistert
Die digitale Transformation begann mit der Erfindung des Personal Computers und gewann an Fahrt, als es Menschen dank des World Wide Web möglich wurde, weltweit in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Die „Cloud“ war der nächste wichtige Sprung und half Teams in aller Welt, sicher und ortsunabhängig auf gemeinsame Daten zuzugreifen. Im Jahr 2020 zwang die Coronakrise dann viele Organisationen, praktisch über Nacht auf verteiltes Arbeiten im Homeoffice umzustellen, und die digitale Transformation erlebte einen erneuten Schub. McKinsey stellt fest, dass Reaktionen auf die Pandemie die Akzeptanz digitaler Technologien um mehrere Jahre beschleunigt haben und dass uns viele dieser Veränderungen langfristig erhalten bleiben dürften. Zoom ist zum Beispiel jetzt allseits bekannt, weil Millionen von Unternehmen das mobile Arbeiten und die virtuelle Zusammenarbeit eingeführt haben. Unsere Arbeitsformen werden sich auch in Zukunft weiterentwickeln, denn es geht darum, intelligenter und effizienter zu arbeiten. Aber was genau verstehen wir unter digitaler Transformation? Worauf sollten Organisationen auf ihrem Weg in die Zukunft der Arbeit achten? Und wie können sie die größten Herausforderungen der digitalen Transformation meistern, um in diesem neuen Umfeld erfolgreich zu sein? Was verstehen wir unter digitaler Transformation? Digitale Transformation sieht in jeder Organisation ein wenig anders aus. Grundsätzlich geht es darum, flexibel zu denken und neue Paradigmen dafür zu entwickeln, wie Teams intern miteinander und extern mit Kunden zusammenarbeiten. Es geht um die Gestaltung von Betriebsabläufen mithilfe moderner Technologie – von der Verbesserung der Geschäftsprozesse über die Neugestaltung der internen Kultur bis zur Optimierung der Kundeninteraktionen. Der rasante Wechsel zu einer digitalen Wirtschaft und die Einführung immer neuer Apps und Technologien, um stets „eingeschaltet“ zu bleiben, hat bei vielen Unternehmen zu digitaler Ermüdung geführt. Es reicht jedoch nicht, einfach nur neue Technologien zu implementieren. Wichtig ist auch, eine zukunftsorientierte Wachstumsmentalität zu kultivieren. Das Ziel, Innovationen schneller voranzutreiben und mit der Zeit zu gehen, ist für Unternehmen der wichtigste Grund für die digitale Transformation. Es gibt viele Gründe, um in Technologie zu investieren, doch ihre erfolgreiche Implementierung ist oft mit den folgenden Herausforderungen verbunden. Fünf typische Herausforderungen der digitalen Transformation Mangelnde Unterstützung des Managements Die größte Hürde besteht oft darin, das Management zu überzeugen, wenn es lieber an Arbeitsabläufen oder Technologien festhalten will, die einst effektiv waren, jetzt aber überholt sind. Die Pandemie könnte all dies verändert haben. Anfang 2020 äußerten 67 % aller US-CEOs Bedenken über die Migration ihres gesamten Geschäfts in die Cloud. Gegenwärtig haben Unternehmen keine andere Wahl, als digitale Technologien einzusetzen. Auf das anfängliche Zögern folgte schnell absolute Notwendigkeit — inzwischen sagen 70 % der CEOs, dass die Schaffung neuer digitaler Geschäftsmodelle und Ertragsquellen durch die Pandemie um Monate oder sogar Jahre beschleunigt wurde. Diese Entwicklungen schaffen definitiv neue Tatsachen. Und wer damit Schritt halten will, kann es sich einfach nicht leisten, neue Technologien oder Prozesse zu ignorieren. Ablehnung seitens Mitarbeitern Umgekehrt mag Ihr Management jetzt eher bereit sein, gewohnte Abläufe zu hinterfragen, in neue Tools zu investieren und voll auf die digitale Transformation zu setzen. Aber das heißt noch lange nicht, dass auch alle anderen in der Organisation überzeugt sind. Wenn also die Unterstützung des Managements an oberster Stelle steht — weil es das Budget genehmigt —, folgt die Akzeptanz der Teamleiter und ihrer Mitarbeiter dicht darauf. Sie sind es schließlich, die tagtäglich mit diesen Tools arbeiten sollen. Jede neue Technologie ist mit einer gewissen Eingewöhnungsphase verbunden. Das ist ganz normal, denn Ihre Mitarbeiter müssen vertraute Prozesse aufgeben und etwas Neues lernen. „Das haben wir aber immer so gemacht!“ ist keine Antwort, wenn eine Organisation wachsen und im Wettbewerb bestehen will. Wichtig ist allerdings, dass Ihre digitale Transformation langfristigen Nutzen verspricht. Denken Sie daran: Ihre digitale Transformation ist nicht das Eigentum einer einzigen Person oder Abteilung. Beim Onboarding sollten Sie Mitarbeiter anregen, Fragen zu stellen und den Prozess mitzugestalten. Sie erhalten dadurch das Gefühl, stärker an Entscheidungen beteiligt zu sein, statt nur Anweisungen auszuführen. Außerdem kann das Vorhandensein (oder Implementieren) einer agilen Strategie Ihrem Team helfen, mit Unsicherheit umzugehen, wenn Sie neue Technologien oder Prozesse einführen und in die nächste Normalität übergehen. Abschied von alten, vertrauten Tools Stellen Sie sich vor, Ihr Team müsste sich mit Stift und Papier begnügen ... Nachrichten über Haftzettel austauschen, Meetings im Schreibtischkalender planen und den Projektstatus per Telefon abfragen. Kein Unternehmen könnte im Jahr 2021 mit solch primitiven Methoden effizient zusammenarbeiten und erfolgreich wachsen. Selbst klassische Anwendungen wie E-Mail und Tabellen (die immerhin schon fortschrittlicher sind als Schreibblock und Telefon) haben ihre Grenzen. Moderne Teams brauchen einfach mehr als solche grundlegenden Tools. Die größten Probleme sind Skalierbarkeit und Vielseitigkeit. Es kann aufwändig und zeitraubend sein, in einem vollen Posteingang bestimmte Projekt-Updates und Asset-Feedback zu finden. Fragen wie „Wo finden wir die neueste Version des Demo-Videos?“ oder „Welchen Flyer soll ich kommentieren und genehmigen?“ lassen sich mit dem Durchsuchen endloser E-Mail-Ketten schwer beantworten. Kalkulationstabellen wiederum sind nicht nur todlangweilig anzusehen, sondern auch viel weniger vielseitig als Cloud-Tools, selbst wenn Sie ausgereifte Formeln und Formate einsetzen. Und wenn Sie Dateien in Tabellen speichern oder Projekterinnerungen einrichten möchten, können Sie Microsoft Excel oder Google Sheets ganz vergessen. Funktionen wie das Online-Proofing von Bildmaterial bieten breiten Zugriff auf zeitkritisches Feedback sowie automatische Nutzerbenachrichtigungen, was die Freigabezeiten verkürzt. Die Zusammenarbeit ist heute einfacher als je zuvor, weil sich alles in der Cloud abspielt. Eine Lösung für kollaboratives Arbeitsmanagement wie Wrike kann dabei als zentrales Aufzeichnungssystem dienen, das all Ihre Kommentare und Datei-Aktualisierungen speichert, Freigaben automatisiert, Stundensätze Ihres Teams verfolgt und vieles mehr. Mit integrierten Funktionen wie @Erwähnungen und Cross-Tagging bleiben alle auf dem Laufenden. Kurz: Sie erhalten einen kompletten Paper Trail zu Ihren laufenden und zukünftigen Projekten. Für eine Organisation, die agil und skalierbar sein will, sind Legacy-Tools zwar eine vertraute Wahl, aber nicht die beste Geschäftsentscheidung. Die Aktualisierung Ihrer Technologien ist auf lange Sicht also das beste, was Sie tun können, auch wenn der Einstieg für Ihr Team zu Anfang unbequem scheint. Umgang mit Budgetzwängen Digitale Transformation ist notwendig, um agiler, innovativer und resilienter zu werden, aber für die Umstellung von alten Verfahren zu moderneren Tools stehen oft nur begrenzte Mittel zur Verfügung. Es kann eine ziemliche Herausforderung sein, einen Business Case für solche Investitionen zu erstellen – Sie haben vielleicht nur eine einzige Chance, das Budget bewilligt zu bekommen. Neue Technologien lassen sich leichter im Team einführen, wenn die Barrieren möglichst niedrig sind, z. B. mit einer kostenlosen Software-Testphase. Für Ihren Business Case sollten Sie möglichst Beispiele dafür anführen, wie Ihr Team eine Deadline verpasst hat oder immer wieder Engpässe bewältigen muss und seine KPIs nicht erreichen kann. Managen Sie dann ein paar ausgewählte Projekte probeweise in einer neuen Software und dokumentieren Sie die Erfahrungen Ihres Teams. Was war besser als beim alten System? Ließ sich der Projektfortschritt klarer verfolgen? Wie sah das Ergebnis unter dem Strich aus? Die Analyse des Projekts und die Beantwortung solcher Fragen können viel dazu beitragen, dass Sie letztendlich die gewünschten Mittel erhalten. Mit Wrike Free beispielsweise können beliebig viele Nutzer ihre Arbeit auf einer zentralen Plattform verwalten – genau so, wie es für große und schnell wachsende Unternehmen typisch ist. Die unbegrenzte Nutzerzahl bedeutet, dass niemand im Team ausgegrenzt ist und alle auf der gleichen Plattform arbeiten. Mit 200 Teilaufgaben ist dies ein fantastischer Einstieg für Organisationen, die sich von den Vorteilen eines robusten CWM-System überzeugen möchten. Synchronisieren aller Anwendungen Bei Ihren Überlegungen zu neuen Tools für Ihren Tech-Stack müssen Sie natürlich auch klären, wie die ganzen Anwendungen miteinander kommunizieren werden – und das ist keine leichte Aufgabe. Generalisten ohne IT-Fachkenntnisse sind von APIs meistens verwirrt und überfordert. Wrike macht Integrationen zum Kinderspiel: Mit Wrike Integrate können Sie mehr als 400 vorgefertigte Konnektoren verwenden, um Unternehmensanwendungen in der Cloud oder vor Ort miteinander zu synchronisieren. Dazu erhalten Sie Universal-Konnektoren für die Einbindung Tausender weiterer Apps mit zugänglichen APIs. Und noch besser: Es handelt sich um ein No-Code-System, das für Nutzer aller Kompetenzstufen intuitiv zu verwenden ist. Lassen Sie sich von den Herausforderungen der digitalen Transformation nicht einschüchtern Ganz gleich, ob Sie neue Technologien einführen oder Ihre Geschäftsabläufe umgestalten möchten – Sie sollten sich von den Herausforderungen nicht einschüchtern lassen. Wenn Sie selbst erleben möchten, wie große und schnell wachsende Unternehmen ihre Arbeit mit einem CWM-System managen, starten Sie hier Ihre kostenlose Testphase von Wrike.
Warum Change-Management echt schwierig ist (und wie Sie es trotzdem hinbekommen)
Fortschritt ist ohne Veränderung unmöglich; und wer seine Denkweise nicht verändern kann, kann gar nichts verändern. - George Bernard Shaw Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie müssen eine neue Lösung für die Durchführung von Online-Meetings finden, damit Sie mit Ihrem internationalen, auf verschiedene Zeitzonen verteilten Team zusammenarbeiten können. Sie starten Ihre Suche in Ihrer bevorzugten Suchmaschine und haben dabei Ihre drei wichtigsten Prioritäten im Kopf: Kosten, Qualität und Benutzerfreundlichkeit. Nach einer Woche voller Telefonate mit Anbietern und massenweise kostenlosen Demoversionen finden Sie ein Tool, das in Ihr Budget passt und alle Ihre Anforderungen erfüllt. Sie nehmen an Schulungen teil, bewerten die Wirksamkeit und sind mit dem Ergebnis zufrieden. Sie denken: "Jetzt muss ich das Tool nur noch in meinem Team einführen und schon ist die ganze Sache erledigt!" Halt! Nicht so schnell! Die teamübergreifende Einführung eines neuen Tools ist nichts, was man mal eben ruckzuck erledigen kann. Die Implementierung eines neuen Tools erfordert viel Arbeit und eine sorgfältige Planung. Wenn sie Ihrem Team die Nutzung eines neuen Tools aufzwingen, werden Sie sofort auf Widerstand und Probleme stoßen. Stellen Sie Ihrem Team die Nutzung eines neuen Tools frei, wird die Annahmerate bei weniger als 30 % liegen. Und wenn nur ein kleiner Prozentsatz Ihres Teams das Tool verwendet, dann können Sie es auch gleich lassen. Entweder verwendet Ihr gesamtes Team es nicht, oder sie tun es, aber ihre Denkweisen und alten Gewohnheiten bleiben die gleichen. Das ist der Grund, warum Change-Management so schnell scheitern kann. Im Laufe der letzten 40 Jahre haben Studien ergeben, dass Projekte zur Veränderung organisatorischer Abläufe einer Misserfolgsquote von 60 - 70 % unterliegen. Leider gibt es keine Universallösung für Change Management. Sie müssen verstehen, was Ihrem einzigartigen Team wirklich wichtig ist, und erkennen, welche Methoden sich für die Einführung am besten eignen. Was ist Change-Management? Unter Change-Management versteht man den Prozess, erfolgreich eine neue Arbeitsweise in einem Team einzuführen. Dies kann alles umfassen, vom Wechsel zu einem neuen E-Mail-System bis zur ausschließlichen Nutzung von Steh-Schreibtischen. Change-Management ist eine Herausforderung, die nicht nur Geduld und Ausdauer erfordert, sondern auch die richtige Motivation und Transparenz. . Das letztendliche Ziel besteht nicht nur darin, ein neues Produkt zu implementieren oder die Unternehmenskultur zu verändern, sondern eine effizientere Denkweise zu verankern und jedem dazu zu verhelfen, den Zweck des neuen Systems zu verstehen und es zu unterstützen. [inlinetweet] Das letztendliche Ziel von #Change Management besteht nicht nur darin, ein neues Produkt zu implementieren, sondern eine effizientere Denkweise via @jerrymanas @wrike [/inlinetweet] Findet eine Veränderung im großen Rahmen statt, wird das Change-Management normalerweise an einen Dritten oder die Personalabteilung übertragen. Dies hat oftmals einen Bruch bei den Verantwortlichkeiten zur Folge und hindert Vorgesetzte daran, ihre Fähigkeit zu stärken, bei der Umsetzung von Veränderungen die Führung zu übernehmen. Noch ermöglicht dies einen transparenten Prozess. Tatsache ist, der Grund für eine Veränderung wird oft unklar, sobald der Prozess in andere Hände gelangt. Warum funktioniert Change-Management nicht? Es gibt mehrere Theorien, warum Change-Management seit so vielen Jahren ein fortlaufender Kampf ist. Gemäß Quiet Leadership, dem Buch von David Rocks über die Verbesserung von Führungsverhalten am Arbeitsplatz, ist der fehlende Erfolg beim Change-Management auf die Art und Weise zurückzuführen, wie Menschen denken und reagieren. . Rock sagt: "Menschen zu befehlen, sich zu ändern, und ihnen dann auch noch zu sagen, wie sie es tun sollen, aktiviert bei ihnen sofort die Verbindung zwischen dem präfrontalen Cortex und der Amygdala. Je mehr Sie versuchen, Menschen zu überzeugen, dass Sie richtig und die anderen falsch liegen, desto mehr verschließen sie sich. Das Gehirn versucht, sich selbst vor Gefahren zu schützen." . Eine andere Theorie stellt das eigentliche Management und Führungsverhalten als Schuldigen für die geringe Umsetzungswilligkeit heraus. Der Berater für Mitarbeiterführung Jerry Manas hat eine 10-teilige Blog-Serie darüber verfasst, wie man organisatorische Veränderungen am Arbeitsplatz bewältigt. Manas sagt: "Niemand wird sich für die Einführung eines Tools oder Prozesses engagieren, außer sie dient dazu, die Arbeit zu erleichtern. Und wenn die Veränderung den Mitarbeitern nicht unmittelbar hilft (und das kann durchaus sein), dann müssen Sie einen Schlachtruf ertönen lassen oder eine zwingende Notwendigkeit ausrufen und sie um ihre Hilfe dabei bitten, sich dieser anzunehmen." . Es gibt zwar viele verschiedene Verfahrensweisen, aus denen man wählen kann, viele von ihnen berücksichtigen jedoch nicht die Komplexität des menschlichen Verhaltens. . Menschen fühlen sich wohl und sicher, wenn sie ihrer Routine nachkommen können. Sie sträuben sich gegen Veränderungen, da diese oft das große Unbekannte darstellen, einen Verlust der Sicherheit und eine Unterbrechung jeglicher Routine. . Von der psychologischen Seite aus gesehen ist nicht ganz klar, was Menschen wirklich zu einer Veränderung motiviert. Einige Verfahren rund um das Change-Management stammen von dem Konzept ab, das von dem berühmten Verhaltenswissenschaftler der 50er Jahre B.F. Skinner entwickelt wurde. Sein Modell entspringt der Theorie, dass gutes Verhalten belohnt und schlechtes Verhalten korrigiert werden sollte. Seine "Ursache und Wirkung"-Botschaft basiert einzig und allein auf der Idee, dass das Bewusstsein irrelevant für das Verständnis des menschlichen Verhaltens sei, und die beste Möglichkeit, Verhalten zu verstehen, wäre es, eine Handlung und ihre Folgen zu betrachten (auch bekannt als "operante Konditionierung"). . Obwohl diese Form des Anreizes nützlich für das Verständnis von Richtig und Falsch und das Erreichen von vierteljährlichen Verkaufszielen ist, hat sie keine langfristigen positiven Auswirkungen auf Veränderung. Skinners Modell der operanten Konditionierung langfristig anzuwenden, kann sogar unsere intrinsische Motivationen dämpfen, unsere Ideale und sozialen Anreize verdrängen. Das Problem mit extrinsischen Belohnungen liegt darin, dass sie intrinsische Motivationen und Werte tatsächlich unterdrücken - und somit letztendlich einen negativen Einfluss auf Verhalten und Leistung haben können. Was muss sich verändern, damit Change-Management funktioniert? Da so viele Mitarbeiter durch die nie endende Welle neu eingeführter Technologien und ständige Anpassungen der Unternehmenskultur "veränderungsmüde" geworden sind, ist es wichtig, sich damit zu beschäftigen, was getan werden kann, um den eigentliches Prozess des Change-Managements zu verbessern. . Heutzutage erfordert der Übergang zu einem neuen System mehr als nur Präsentationen und Schulungsmaßnahmen. Es ist wichtig, auch die menschliche Seite der Veränderung anzusprechen. Halten Sie sich vor Augen, dass sich einige Mitarbeiter sträuben werden und bereiten Sie sich darauf vor. . Beurteilen Sie die Bereitschaft. Ist Ihr Team denn bereit für eine Veränderung? Ist dies ein guter Zeitpunkt? Besprechen Sie Ihre Ideen kurz mit Ihren Teammitgliedern und hören Sie sich ihre Überlegungen dazu an. Erlangen Sie ein Gespür für ihre Arbeitsauslastung und Zeitpläne, das wird Ihnen dabei helfen, einen angemessenen Zeitpunkt für die Implementierung der Veränderung zu finden. . Seien Sie offen. Stellen Sie von Anfang an sicher, dass Ihr Team die Gründe dafür kennt, warum Sie sich entschieden haben, zu einem neuen Arbeitssystem zu wechseln. Halten Sie sie auf dem Laufenden, mit was für Tools Sie sich beschäftigen, was Sie suchen und wie viel Zeit Sie in die Suche investieren. Dies wird ihnen helfen, den Grund für die Veränderung zu verstehen und sie hoffentlich dazu animieren, Sie und Ihre Pläne zu unterstützen. . Jerry Manas sagt: "Es ist wichtig, mit den Zweifeln der Mitarbeiter sehr transparent umzugehen und idealerweise zu versuchen, eine Lösung zu finden, die gleichzeitig Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Mitarbeiter gerecht wird." [inlinetweet] Beim #Change Management geht es darum, eine Lösung zu finden, die gleichzeitig Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Mitarbeiter gerecht wird. via @jerrymanas @wrike [/inlinetweet] . Gehen Sie auf Zweifel ein. Richten Sie nach Bekanntgabe der Veränderung bestimmte Sprechstunden oder private Chatrooms ein, in denen Mitarbeiter ihre Sorgen loswerden und Herausforderungen besprechen können. Dies trägt nicht nur dazu bei, dass sie sich in die Entscheidung mit einbezogen fühlen, sondern auch dazu, dass Sie die Dinge aus einer neuen Perspektive sehen und sie angehen können, bevor sie zu einem größeren Problem werden. . Messen Sie Erfolg. Wie stellen Sie fest, ob Ihr Systemwechsel erfolgreich war? Werfen Sie einen Blick auf dieses von der Harvard Business Review entwickelte Bewertungssystem, das es Ihnen ermöglicht, ein Projektergebnis zu ermitteln. Mittels dieses DICE-Bewertungssystems können Unternehmen den Erfolg ihrer Prozesse feststellen, indem sie die Scores für jeden der vier DICE-Faktoren berechnen: Dauer, Integrität, Commitment und Anstrengungen. . Behalten Sie alles im Blick. Die Evaluierung ist nicht zu Ende, sobald Sie ein System ausgewählt oder Sie Ihre Unterschrift darunter gesetzt haben. Hören Sie alle 2-4 vier Wochen mal bei Ihrem Team rein, wie die Dinge so laufen. Dies ist eine gute Gewohnheit, damit alles reibungslos vonstatten geht und Sie sicherstellen können, dass Ihr Tool bestmöglich genutzt wird. Außerdem dient dies als eine gute Erinnerung, das neue Tool weiterhin zu nutzen und Feedback über die neue Arbeitsweise zu erhalten. Schreiten Sie mit Zuversicht voran Wie Sie bereits erfahren haben, verläuft die Reise der Veränderung selten gradlinig. Der Weg wird mit Bodenwellen gespickt sein und zahlreiche Zweifel werden die Veränderung umgeben. Wenn Sie den menschlichen Aspekt des Change-Managements berücksichtigen und verstehen, dass es selten mit Lob und Beifall willkommen geheißen wird, dann sind Sie besser für die Bewältigung dieser Aufgabe gerüstet.
So geht's: Der Umgang mit schwierigen Kunden im Lockdown
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Wie Sie sinnvoll Prozesse für Ihr Team definieren
"Wenn du immer das tust, was du schon immer getan hast, wirst du immer nur das erreichen, was du schon immer erreicht hast."~ Unbekannt Obwohl Uneinigkeit darüber besteht, von wem dieses Zitat stammt (die Quellenangaben reichen von Henry Ford bis zu Tony Robbins), besteht kein Zweifel daran, dass es sich hierbei um eine bedeutungsvolle Aussage handelt. Viel zu oft weisen Teamleiter und Führungskräfte ihre Teams dazu an, an den gleichen überholten Prozessen festzuhalten - erwarten jedoch bessere Ergebnisse. Arbeitsprozesse sind die Knotenpunkte, die alles zusammenhalten und sicherstellen, dass Aufgaben auf systematische und organisierte Weise, mit so wenig Unterbrechungen wie möglich, erledigt werden. Fakt ist: Ihre Prozesse dürfen nicht einmal festgelegt und dann für alle Zeit als gültig erachtet werden. Sie müssen sie fortlaufend überdenken, um die Aspekte zu erkennen, die nicht gut funktionieren, und dann diese Informationen nutzen, um bessere Verfahrensweisen für Ihr Team einzuführen. Veränderung ist die einzige Konstante in Ihrem Team und Ihre Prozesse müssen genau das widerspiegeln. Wie gehen Sie bei der Bestimmung der Arbeitsprozesse Ihres Teams vor und optimieren sie dann entsprechend? Jetzt erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen: Was sind Arbeitsprozesse? Das Baldridge Glossary erklärt: "Der Begriff 'Arbeitsprozesse' bezieht sich auf Ihre wichtigsten internen Wertschöpfungsprozesse. Es sind die Prozesse, die die Mehrheit der Arbeitskräfte Ihres Unternehmens involvieren und einen Mehrwert für Kunden, Stakeholder und Shareholder produzieren." Reduzieren wir das auf eine unkompliziertere Definition: Ihre Arbeitsprozesse sind Standardverfahren, mit denen Sie Ihre wichtigen Aufgaben erledigen. Ob es darum geht, regelmäßig einen bestimmten Report zu erstellen oder ein komplett neues Produkt auf den Markt zu bringen - im Normalfall ist ein systematischer Informationsfluss und ein standardisierter Aufgabenblock vorhanden, der von Ihrem Team erledigt werden muss. Warum sind diese Prozesse wichtig? Sie sorgen dafür, dass Ihr gesamtes Team auf dem gleichen Stand ist und gewährleisten, dass alle eine klare Vorstellung davon haben, was erreicht werden muss und welche Rolle ihre Arbeit im Gesamtbild einnimmt. "Als Unterstützung für die Durchführung bestimmter Aufgaben brauchen Teams operative Anleitung. Das heißt, sie benötigen etwas oder jemanden, der ihnen sagt, was genau sie tun sollen und wann", erklärt Watts S. Humphrey in seinem Artikel für das Carnegie Mellon University Software Engineering Institute. "Das ist die Aufgabe eines operativen Prozesses. Er bietet eine einfache und kurze Beschreibung der Schritte, die für die Durchführung eines bestimmten Arbeitsauftrags erforderlich sind." Prozesse sind jedoch nicht dafür ausgelegt, zu stagnieren - sie sollten sich verändern, sobald sich Ihr Team, Ihre Ziele und Ressourcen verändern. Und um Ihre Arbeitsprozesse anpassen zu können, müssen Sie zuallererst Ihre aktuellen Prozesse ermitteln. Wie Sie Ihren derzeitigen Arbeitsprozess ermitteln Einige Menschen meinen, es sei ein einfaches Unterfangen, die genaue Arbeitsweise ihres Teams zu bestimmen. Sie könnten jedoch überrascht sein, wie viel ungesagt (und undokumentiert) bleibt - besonders wenn Sie langjährige Teammitglieder haben, die einfach wissen, wie sie vorgehen müssen, ob sie nun dementsprechende Anweisungen erhalten haben oder nicht. Möchten Sie Ihre aktuellen Prozesse also in den Mittelpunkt rücken, dann bedeutet das für Sie schon ein wenig Arbeit. So gehen Sie dabei vor: 1. Involvieren Sie Ihr Team Ihr hauptsächliches Ziel besteht nicht darin, sich von Ihrem Schreibtisch aus einen großflächigen Überblick zu verschaffen, sondern darin, tiefgehende Einblicke in den Aufgaben- und Informationsfluss in Ihrem Team zu erhalten. Das bedeutet, dass Sie eng mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten müssen, um deren Arbeitsweise wirklich zu verstehen. Schließlich sind sie diejenigen, die es Tag für Tag knietief mit Ihren Prozessen zu tun haben. "Beginnen Sie mit einem bekannten Geschäftsprozess wie 'Wir kassieren Geld von unseren Kunden und bezahlen dann die Rechnungen'", sagt Will Bachman, Mitbegründer von Umbrex und ein von McKinsey geschulter Experte für operative Prozesse. "Bitten Sie dann die Person, die für den Geldeingang verantwortlich ist: 'Führen Sie mich Schritt für Schritt durch Ihren Teil des Prozesses.' Sobald diese Person irgendwelche Informationen erwähnt, die sie von jemand anderem erhält, fragen Sie: 'Wie erhalten Sie diese Informationen? Von wem erhalten Sie sie?'" Dann wenden Sie sich an die erwähnte Person und wiederholen die gleichen Fragestellungen. "Verfolgen Sie die gesamte Kette zurück bis zu dem Verkaufsangestellten, der das Produkt zu Beginn verkauft hat", sagt Bachman. Dieser Ansatz scheint so offensichtlich zu sein, dass es schon fast wehtut. Sie wären jedoch überrascht, wie viele Manager Erkenntnisse über ihr Team nicht mit einbeziehen, wenn sie mit einem neuen Prozess vorandrängen. Nehmen Sie sich die Zeit, diesen Informationen nachzulaufen - es wird Ihnen definitiv dabei helfen, tief in Ihre aktuellen Prozesse einzutauchen. 2. Erstellen Sie ein Ablaufdiagramm Mit den Informationen, die Sie in diesem ersten Schritt entdeckt haben, erstellen Sie eine visuelle Darstellung des Prozesses, die Ihnen als Orientierungshilfe dient. "Beginnen Sie mit einem einfachen Ablaufdiagramm", erklärt Ilene Marcus, Gründerin und CEO von Aligned Workplace. "Die Art und Weise, wie Sie den Ablauf organisieren und konzipieren, ermöglicht es Ihnen, die Unterbrechungen zu erkennen und den Rahmen für die Umsetzung der Veränderung festzulegen." Die Erstellung eines Ablaufdiagramms (auch bekannt als Darstellung des Geschäftsprozesses) erfreut sich in der Geschäftswelt immer größerer Beliebtheit."Der Zweck besteht darin, ein tiefgehendes Verständnis der Prozesse, Mitarbeiter, Inputs, Kontrollen und Outputs zu erhalten und diese wenn möglich zu vereinfachen, effizienter zu gestalten und/oder die Prozessergebnisse zu verbessern", erklärt dieser Beitrag für LucidChart sehr eloquent. Scheuen Sie sich also nicht davor, kreativ zu werden und Ihre Prozesse künstlerisch in Szene zu setzen. Diese visuelle Darstellung wird Ihnen beim nachfolgenden Schritt von großer Hilfe sein. Sie sind von dem Nutzen einer bildlichen Darstellung noch nicht überzeugt? Sehen Sie, was herauskommt, wenn Tom Wujec Menschen darum bittet, den Vorgang aufzuzeichnen, wie man Brot toastet: 3. Decken Sie Probleme auf Denken Sie daran: das Ziel Ihrer Prozessermittlung lag nicht nur darin, die Abläufe zu erkennen, sondern auch wie sie verbessert werden können. Das heißt, abgesehen von der Klarstellung des Prozesses müssen Sie auch ermitteln, wo es zu Stolpersteinen kommen könnte. Die zwei vorgenannten Schritte, erleichtern es Ihnen, fehlende Aspekte oder nicht nach Plan laufende Bereiche zu entdecken. Nehmen wir wieder unser "Zahlungseingangs-Beispiel" von oben. Schnell stellen Sie fest, dass die Person, die dafür verantwortlich ist, mithilfe der erhaltenen Gelder Rechnungen zu bezahlen, Monat für Monat damit kämpft, hierfür grünes Licht von der Person zu erhalten, bei der das Geld von den Kunden eingeht - sie hat es fortlaufend mit diesem Hemmnis zu tun, das sie an ihrer Arbeit hindert. Dokumentieren Sie diese Schwierigkeiten (und alle sonstigen auftretenden Probleme!), so vergessen Sie nicht, sich damit zu befassen, wenn Sie den neuen Prozess erstellen. "Das Dokumentieren und Wissen, wo genau Krisenherde vorhanden sind, hilft Ihnen, diese zu umgehen und Bedenken von Mitarbeitern einzubeziehen, die bei der Einführung des neuen Prozesses wichtig sind", fügt Marcus hinzu. Die Aufstellung eines besseren Prozesses Jetzt wo Sie verstehen, wie Ihr aktueller Arbeitsprozess aussieht und welche Bereiche der Verbesserung bedürfen, ist es an der Zeit mit dem nächsten Schritt zu starten: der Aufbau eines Arbeitsablaufes, der besser für Ihr Team geeignet ist, und die Bewältigung von betrieblichen Problemen, die den Ablauf verlangsamen. 1. Stellen Sie Fragen Genauso wie bei der Ermittlung der aktuellen Prozesse, besteht Ihr erster Schritt bei der Festlegung eines neuen Prozesses darin, sich mit Ihren Teammitgliedern zusammenzusetzen. Führen Sie mit ihnen ein offenes und ehrliches Gespräch. Warum treten bestimmte Hindernisse auf? Gibt es etwas Bestimmtes, das sie für die reibungslose Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, jedoch zurzeit nicht erhalten? Was würde ihnen ihre Arbeit erleichtern? Genau zu verstehen, welche Bedenken vorhanden sind, warum sie auftreten und wie sie behoben werden können, hilft Ihnen bei der Aufstellung und Implementierung eines neuen Prozesses, der diese Probleme wirklich löst und sie nicht nur verdeckt. 2. Erstellen Sie ein neues Ablaufdiagramm Beim Entwurf eines neuen Prozesses hilft Ihnen das Erstellen einer weiteren visuellen Darstellung dabei, zu gewährleisten, dass Sie alle Probleme berücksichtigen, auf die Sie während Ihrer Nachforschungen gestoßen sind. Sie brauchen jetzt jedoch nicht glauben, dass dieser Prozess übermäßig aufwendig oder formell gestaltet sein muss. Solange Sie den neuen Prozess auf eine Weise zu Papier bringen, dass Ihr Team ihn versteht, sind Sie auf dem richtigen Weg. Wenn Sie sich über die Erstellung des neuen Arbeitsablaufes Gedanken machen, dann "entwerfen Sie den Prozess so, als würden Sie ein neues Unternehmen aufbauen, für das Ihnen großartige Ressourcen zur Verfügung stehen", sagt Daniel Feiman, Geschäftsführer von Build it Backwards. Dies hilft Ihnen, irgendwelche in Ihrer Vorstellung existierenden Barrieren abzuschütteln, die Sie beim Entwurf Ihres Flussdiagramms einschränken. So gestalten Sie dann einen Prozess, der die Arbeitsweise Ihres Teams tatsächlich verbessern wird. 3. Starten Sie von hinten Wer einen komplett neuen Prozess aufstellen muss, kann sich leicht überfordert fühlen. Die beste Vorgehensweise ist es tatsächlich, von hinten an die Sache heranzugehen und sich rückwärts zu bewegen. "Beginnen Sie mit dem Ziel oder Ergebnis des Prozesses und fragen Sie: 'Was müssen wir tun, um dieses Resultat zu erreichen?'", sagt Michael Clingan, Gründer von The Claymore Group. "Gehen Sie bei jeder nachfolgenden Antwort genauso vor, bis der Prozess vollständig definiert ist. Das Team entwickelt den Prozess vom Endergebnis zurück bis zum ersten Schritt." Sagen wir, Sie möchten den Prozess darstellen, wie Ihr Content-Team einen Blogbeitrag erstellt. Statt zurück zum Anfang zu springen, beginnen Sie mit dem Endergebnis: ein Beitrag wird veröffentlicht. Welcher Schritt geht dem voraus? Der Veröffentlichungszeitpunkt wird geplant. Und davor? Er wird final gegengelesen. Und davor? Bilder werden hinzugefügt. Gehen Sie Schritt für Schritt zurück durch jedes kleinste Teil des Puzzles bis Sie den Anfangspunkt erreicht haben - die Auswahl einer Blogbeitrags-Idee. Clingan empfiehlt Folgendes: Sobald der Entwurf des neuen Prozesses abgeschlossen ist, sollten Sie diesen überprüfen und verbessern, indem Sie auf die folgenden drei Szenarien achten: Etwas könnte oder sollte geschehen, tut es aber nicht. Etwas sollte nicht geschehen, tut es aber doch. Sie wissen nicht, was geschieht. 4. Reduzieren Sie den Umfang Selbst mit den oben genannten Schritten können Sie immer noch mit einem aufgeblähten, viel zu komplizierten Prozess enden. "Die meisten Prozesse können in maximal sechs Schritte unterteilt werden - auch wenn wir wissen, dass dies viele Variablen und Teilschritte einschließt", sagt Marcus. Deshalb ist es wichtig zu versuchen, den Umfang Ihres Prozesses zu verringern und ihn so weit wie möglich zu vereinfachen. "Es ist immer besser, die Öffnungszeiten auf der Website anzugeben, als ein sehr effizientes Verfahren dafür auszuarbeiten, die Öffnungszeiten am Telefon ansagen zu lassen", gibt Bachman als Beispiel an. Tipp: Suchen Sie nach Bereichen, in denen Sie bestimmte Tätigkeiten nur durchführen, weil Sie das schon immer so getan haben - das könnten Aufgaben sein, die komplett weggelassen werden können. Tipp: Halten Sie die Augen offen nach Bereichen, in denen ein Bestandteil des Prozesses durch zu viele Hände läuft. Oftmals gilt: Je weniger Leute an der Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe beteiligt sind, desto besser. Tipp: Stellen Sie sich immer wieder die Frage, ob die Arbeitsweise nicht noch verbessert werden könnte. Nur weil die Aufgaben immer vollständig erledigt werden, heißt das nicht, dass dies auf die effizienteste und effektivste Art und Weise geschieht. Regelmäßiges Überprüfen und Dazulernen ist die einzige Möglichkeit, Prozesse zukünftig zu verbessern. Den Übergang erleichtern: So führen Sie neue Prozesse ein Obwohl ein neuer Prozess dafür entwickelt wurde, Ihrem Team die Arbeit zu erleichtern und regelmäßig auftretende Probleme zu beheben, müssen Sie immer mit Widerstand gegen Veränderungen rechnen. Sie werden auf Unwillen oder Unentschlossenheit stoßen, wenn Sie einen neuen und verbesserten Prozess vorstellen. Aus diesem Grund müssen Sie offen mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren und sie, wie bereits empfohlen, in den Veränderungsprozess involvieren. Noch bevor Sie diese neue Vorgehensweise implementieren, sollten Sie ein Meeting mit den Teammitgliedern durchführen, die von diesem neuen Prozess betroffen sind. Nehmen Sie sich die Zeit zu erklären, warum diese Veränderung notwendig war - sprechen Sie hierbei unbedingt die von Ihnen erkannten Herausforderungen und Probleme an - und bitten Sie dann um Fragen oder Vorschläge zu dem neuen Prozess. Je mehr Leute verstehen, warum die Änderung vorgenommen wurde und inwiefern sie ihnen hilft, desto entgegenkommender und engagierter werden sie sein. Fazit Ihre Arbeitsprozesse sind die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit erledigen. Diese dürfen jedoch nicht unveränderlich sein, denn Veränderung ist die einzige wahre Konstante in Ihrem Team. Teammitglieder kommen und gehen. Neue Technologien und Tools werden eingeführt, während andere abgesetzt werden. Ziele ändern sich fortlaufend. Wenn Sie es verpassen, Ihre Prozesse an diese Veränderungen anzupassen und sie zu verbessern, dann hat dies zwangsweise Frustration, Unordnung und Auseinandersetzungen zur Folge. Anstatt einfach nur zu hoffen, dass sich Ihre Teammitglieder und somit auch Ihre Prozesse irgendwie von alleine an Veränderungen anpassen, müssen Sie proaktiv auf Veränderungen reagieren, indem Sie aktuelle Prozesse ermitteln und neue entwickeln, damit die Aufgaben Ihres Teams unkompliziert und vorhersehbar bleiben. Fassen wir noch einmal zusammen, wie Sie hierbei vorgehen: Ermitteln Sie Ihren aktuellen Arbeitsprozess: Nehmen Sie die Hilfe Ihres Teams in Anspruch, um ein umfassendes Verständnis zu erhalten. Erstellen Sie ein Ablaufdiagramm, um eine visuelle Darstellung Ihres Prozesses zu erhalten. Lokalisieren Sie Probleme und Stolpersteine in Ihrem aktuellen Prozess. Erstellen Sie einen besseren Prozess: Stellen Sie Fragen, nicht nur, um zu verstehen, welche Probleme mit einem Prozess behoben werden müssen, sondern auch, warum diese überhaupt erst entstehen. Erstellen Sie ein neues Ablaufdiagramm, um eine bildliche Darstellung Ihres neuen Prozesses zu erhalten. Gehen Sie rückwärts durch Ihren neuen Prozess und verfolgen Sie alle Schritte vom Endergebnis zurück bis zum Anfangspunkt. Reduzieren Sie den Umfang, damit Sie nicht mit einem zu komplexen oder komplizierten Prozess enden. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre aktuellen Prozesse zu bestimmen und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen. So können Ihre Teammitglieder effektiv, effizient und organisiert arbeiten, egal was zukünftig noch auf sie zukommt! Biografie der Autorin: Kat Boogaard (@kat_boogaard) ist ein Autorin bei Midwest und schreibt über Themen wie Karriere, Selbstentwicklung und Freelancer. Außerdem ist sie Kolumnistin bei Inc.com, schreibt für The Muse, ist Karriere-Redakteurin bei The Everygirl und überall im Web mit ihren Beiträgen vertreten.
Mitarbeiterbindung: Die reellen Kosten von Talentverlust
Woran erkennt man einen hervorragenden Manager? Ein guter Manager fördert eine Kultur der Produktivität und des Strebens nach Spitzenleistungen. Es macht Spaß mit ihm zu arbeiten und er kennt die einzelnen Mitglieder seines Teams auch auf persönlicher Ebene. Er inspiriert sein Team und führt es auf dem Weg zum Erfolg. Zusammengefasst ist es jemand, zu dem Mitarbeiter gerne hingehen und bei dem sie auch bleiben möchten. Eine niedrige Mitarbeiterfluktuationsrate gibt Ihnen eventuell das Gefühl, dass Sie ein erfolgreicher Manager sind. Wenn Sie nur ein paar Mitarbeiter jährlich verlieren, ist das doch ein Zeichen dafür, dass Sie es richtig machen, oder nicht? Aber haben Sie schon mal darüber nachgedacht, dass die hohe Mitarbeiterbindungsrate auch negativ sein kann — ein Indikator dafür, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht genug herausfordern und Sie auf eine Kultur der Selbstgefälligkeit bauen? Wie sieht es aus, wenn „die paar Mitarbeiter”, die jährlich kündigen, Ihre Leistungsträger sind? Die Mitarbeiterfluktuation kostet US-amerikanische Unternehmen jährlich 160 Milliarden US-Dollar. Einen Mitarbeiter zu ersetzen kann für ein Unternehmen den Kostenaufwand eines zweifachen Jahresgehalts bedeuten. Bei Leistungsträgern, die ca. 400 % leistungsstärker als die durchschnittlichen Mitarbeiter sind, kann der Verlust dieser hoch qualifizierten Mitarbeiter eine astronomische Auswirkung auf den Nettoprofit des Unternehmens haben. Wie Sie sehen, ist es für Sie erheblich teurer, einen Ersatz für einen Top-Leistungsträger zu finden. Aktuelle Studien von SAP und Oxford Economics haben außerdem ergeben, dass weniger als die Hälfte der Leistungsträger mit ihren Jobs zufrieden sind, und jeder fünfte sagt aus, dass er möglicherweise in den nächsten sechs Monaten kündigen wird. Es ist höchste Zeit, erfolgreiches Mitarbeiterengagement und effektive Mitarbeiterbindung neu zu definieren. Wir werden einen Blick auf die reellen Kosten beim Verlust von Mitarbeitern werfen, die weit über die offensichtlichen Kosten der Neueinstellung hinausgehen, und uns mit den Gründen beschäftigen, die Leistungsträger und potentielle Leistungsträger dazu bringen, sich nach anderen Jobs umzusehen. Haben Sie 13 Milliarden US-Dollar? Die reellen Unkosten der Mitarbeiterfluktuation Laut dem US-Arbeitsministerium ist die aktuelle Mitarbeiterfluktuationsrate die höchste in diesem Jahrzehnt: 3,1 Millionen Personen haben im Januar 2017 freiwillig gekündigt. Mitarbeiterfluktuation ist teuer: Anwerben von neuen Mitarbeitern, Personalauswahlverfahren, Einarbeitung und Verlust von Produktivität. Die Kosten können für ein Unternehmen, das nicht aktiv in seine Belegschaft investiert, schnell in die Höhe schießen. Personaleinstellungskosten: Schon der Personalbeschaffungsprozess allein - Stellenanzeigen, Bewerbungen bearbeiten, Vorstellungsgespräche usw. - stellt einen erheblichen Kostenaufwand für ein Unternehmen dar. Amerikanische Unternehmen kostet es durchschnittlich 4.000 US-Dollar und 52 Tage bis sie eine freie Stelle neu besetzen, das bedeutet eine Summe von 13 Milliarden US-Dollar pro Monat. Einarbeitungskosten: Durchschnittlich kostet es ein Unternehmen das sechs- bis neunfache Monatsgehalt eines Mitarbeiters, ihn zu ersetzen und den neu eingestellten Mitarbeiter einzuarbeiten. Bei dieser Berechnung fehlt noch die kostbare Zeit der Vorgesetzten, die sie aufwenden, um den Trainingsfortschritt zu überwachen. Produktivitätsverlust: Diese indirekten Kosten sind schwieriger zu berechnen, haben aber trotzdem einen großen Einfluss auf den Nettoprofit eines Unternehmens. Neue Mitarbeiter sind nicht so leistungsstark wie ihre Vorgänger und es kann ein bis zwei Jahre dauern, bis das gleiche Leistungsniveau erreicht wird - ganz zu schweigen von Fehlern, die möglicherweise von neuen Mitarbeitern gemacht werden, weil sie noch nicht mit den Prozessen, Tools und Strategien des Unternehmens vertraut sind. Mangelndes Engagement: Wenn Mitarbeiter kündigen, regt das die Kollegen an, über die Gründe nachzudenken und eventuell zu dem Schluss zu kommen, dass sie auch kündigen sollten. Der Dominoeffekt kann dazu führen, dass unmotivierte Mitarbeiter sich noch weniger engagieren - ein Phänomen, das US-amerikanische Unternehmen aufgrund des Produktivitätsverlustes jährlich bis zu 550 Milliarden US-Dollar kostet. Diese Zahlen - etwas verständlicher ausgedrückt - bedeuten, dass Sie für einen Mitarbeiter mit einem Jahresgehalt von 60.000 US-Dollar ca. 45.000 US-Dollar ausgeben müssen, um die Stelle neu zu besetzen. Warnsignale: Hinweise auf eine Kündigung Genau wie ein Pokerspieler unbewusst Andeutungen über die Karten macht, die er in der Hand hält, kann auch das Verhalten eines Teammitglieds Sie darauf hinweisen, dass der Mitarbeiter eine Kündigung in Erwägung zieht. Eine aktuelle Studie von Forschern bei den Utah, Florida und Arizona State Universitäten hat 13 Verhaltensweisen aufgedeckt, die Chefs davor warnen können, dass Mitarbeiter den Job wechseln möchten, damit ggf. rechtzeitig gegengesteuert und der Mitarbeiter zum Bleiben überzeugt werden kann. Auf folgende Anzeichen sollte man achten: Weniger Leistung Der Mitarbeiter will nicht längerfristig planen Gedämpfte Begeisterung für die Unternehmensziele Der Mitarbeiter zieht sich aus dem Team zurück Stereotypische Signale von einem bevorstehenden Abschied eines Mitarbeiters, wie z. B. im Anzug im Büro zu erscheinen, obwohl sich die Kollegen eher sportlich kleiden oder sich häufig krank zu melden, hat unter einem statistischen Gesichtspunkt nicht allzu viel mit den Kündigungen zu tun. Forscher haben auch herausgefunden, dass die Rate der nach neuen Jobs Ausschau haltenden Mitarbeitern in folgenden Situationen steigt: 6 % beim Arbeitsjubiläum, 12 % an Geburtstagen und sogar bis zu 16 % bei Treffen, die gar nichts mit der Arbeit zu tun haben, wie z. B. Klassentreffen, bei denen Menschen dazu neigen, sich über ihre Lebensziele Gedanken zu machen. Mit diesen Zahlen auf dem Tisch könnte man fast denken, dass Mitarbeiterfluktuation schlicht und einfach zum Arbeitsleben dazu gehört. Allerdings sind viele Gründe, die Mitarbeiter zum Kündigen veranlassen, überraschend simpel, sogar bei Leistungsträgern. Manager, die es versäumen nach den Gründen zu fragen, verlieren eventuell auf unnötige Weise Mitarbeiter, die sehr teuer zu ersetzen sind. Das neue Mitarbeiterbindungs-Modell Auch wenn wettbewerbsfähige Gehälter und zusätzliche Arbeitgeberleistungen immer noch einen hohen Stellenwert haben, reichen sie längst nicht mehr aus, um Top-Leistungsträger an das Unternehmen zu binden. In den letzten Jahren gab es eine signifikante Änderung in der Beziehungsdynamik von Arbeitgebern/Arbeitnehmern: Der junge Nachwuchs von heute ist darauf vorbereitet, im Laufe seiner Karriere für unterschiedliche Unternehmen zu arbeiten, und beansprucht in jeder Phase das Gefühl von Sinnhaftigkeit und persönlichem Wachstum. Diese Änderung bringt die Notwendigkeit eines neuen Mitarbeiterbindungs-Modells mit sich, das bei der Einstellung anfängt und sich bis hin zu der Schaffung eines bereichernden Arbeitsumfeldes zieht. Effektive Mitarbeiterbindung beginnt mit der Einstellung der richtigen Person. Einer der häufigsten Kündigungsgründe in den ersten 12 Monaten sind Unstimmigkeiten, also stellen Sie das Stellenangebot nicht schöner dar, als es ist. Geben Sie ehrlich an, was der Job beinhaltet und wie Erfolg in Ihrem Unternehmen gemessen wird. Lori Goler, Personalchefin bei Facebook, verrät dem Wall Street Journal ihre Lieblingsfrage bei Vorstellungsgesprächen: „Als Sie an Ihrem schönsten Arbeitstag nach Hause gingen und dachten: "Ich habe den besten Job auf der Welt", was haben Sie an diesem Tag gemacht? Ich möchte sichergehen, dass der Job oder die Rolle, die dieser Person zugeteilt wird, so viel wie möglich damit zu tun hat, egal um was es sich dabei handelt. Damit erreicht man, dass ein Mitarbeiter sich von Anfang an auf das konzentrieren kann, was ihm am besten von der Hand geht.” Aber nicht nur der Person-Job-Fit muss bei der Einstellung passen: Auch der Person-Kultur-Fit spielt heutzutage eine wichtigere Rolle denn je. Die Hälfte der Arbeitskräfte gehören heute zur Generation Y , und bei der täglichen Arbeit ist ihnen das „mit wem” genauso wichtig wie das „was” . Sie möchten mit Kollegen zusammenarbeiten, die sie nett finden und mit denen die Zusammenarbeit Spaß macht. Die Folge liegt auf der Hand: Wenn ein Unternehmen diesen Ansprüchen nicht entspricht, werden sie ihr Glück in einem anderen Unternehmen suchen. Das führt uns zu der Frage, wie man eine Kultur der Kameradschaft aufbauen kann. In einem Artikel, der auf LinkedIn Pulse veröffentlicht wurde, legt Josh Bersin, Gründer von Bersin by Deloitte, den Chefs nahe, sich an der Maslow'schen Bedürfnispyramide zu orientieren, um eine dynamische Arbeitsplatzkultur aufzubauen, die den Anforderungen von Top-Leistungsträgern entspricht. Sobald Mitarbeiter „abgesichert” (gut bezahlt) sind, möchten sie mit ihrer Arbeit einen Zweck erfüllen, ihre eigenen Fähigkeiten und Interessen einbringen, Anerkennung genießen und für ein Unternehmen arbeiten, auf das sie stolz sind. Anerkennung und Belohnung spielen immer noch eine wichtige und zweckmäßige Rolle beim Aufbau einer positiven Kultur, also sind Gehaltserhöhungen, Beförderungen und öffentliche Anerkennungen der Spitzenmitarbeiter weiterhin wichtig, um Engagement zu fördern. Jean Martin und Conrad Schmidt sagen in einem Artikel für die Harvard Business Review: „Selbst Mitarbeiter, denen man kein allzu großes Potenzial zuschreibt, arbeiten fleißiger in einem Arbeitsumfeld, in dem denjenigen gute Dinge widerfahren, die sie auch verdient haben.” Während öffentliche Anerkennung ein Schlüsselelement für das Wachstum der Unternehmenskultur ist, benötigen auch Leistungsträger regelmäßiges Feedback und Anerkennung von ihren eigenen Chefs. 50 % der Leistungsträger erwarten, dass wenigstens einmal im Monat ein Meeting mit den Führungskräften stattfindet, aber 53 % sagen, dass sie nicht das gewünschte Feedback von ihren Chefs erhalten. Auch sehr beschäftigte Chefs müssen sich die Zeit nehmen, mit den leistungsstärksten Teammitgliedern Gespräche unter vier Augen zu führen, weil sich sonst schnell ein Gefühl der Unterbewertung und stagnierenden Karriere ausbreiten kann. Ein weiterer wichtiger Aspekt, den Leistungsträger schätzen, ist die kontinuierliche Weiterbildung — was nicht nur für die Mitarbeiter von Vorteil ist, sondern auch für das Unternehmen. Leistungsträger und potentielle Leistungsträger sind der Nachwuchs der Führungskräfte des Unternehmens und dieser Prozess sollte schon sehr früh in der Karriere anfangen. Allerdings reicht es schon längst nicht mehr aus, Mitarbeiter zu Konferenzen, Workshops und 3-tägigen Trainingsprogrammen zu schicken. Spitzenmitarbeiter beanspruchen heutzutage fortlaufende Möglichkeiten zur Weiterbildung auf innovativen Plattformen, die sich an ihren persönlichen Zeitplan anpassen. Die kontinuierliche Weiterbildung von Leistungsträgern muss in die täglichen Prioritäten und Arbeitsplanungen mit einbezogen werden. Sogar Chefs mit einem knappen Budget können neue Projekte und Aufgaben als Weiterbildungsmöglichkeit gestalten, um Leistungsträger zu motivieren und das Engagement zu fördern. Aber auch wenn Sie alle oben genannten Mitarbeiterbindungs-Initiativen umsetzen, ist dies trotzdem keine Garantie dafür, dass die Leistungsträger Ihres Unternehmens bei Ihnen bleiben. Letztendlich werden Mitarbeiter einfach nicht in Unternehmen bleiben, bei denen sie das Gefühl haben, dass sie nicht weiterkommen. Eine Studie von Glassdoor hat ergeben, dass bei Mitarbeitern, die lange in derselben Position arbeiten, die Wahrscheinlichkeit höher ist, beim nächsten Karrierreschritt die Firma zu wechseln, auch wenn Faktoren wie Gehalt, Tätigkeitsbezeichnung und Branche ihren Wünschen entsprechen. Um die besten Mitarbeiter zu behalten, ist es wichtig, von Anfang an klare Karrierewege festzulegen und sie als Nachwuchs der Führungskräfte anzuerkennen. Ein großes Unternehmen, das von Glassdoor unter die Lupe genommen wurde, löste dieses Problem, indem es Leistungsträger an exklusiven, von den Führungskräften geleiteten Online-Diskussionen teilnehmen lässt, in denen die wichtigsten Herausforderungen des Unternehmens besprochen werden. Hier haben Leistungsträger die Möglichkeit, Lösungen vorzuschlagen und können freiwillig neue Aufgaben übernehmen. Das fördert nicht nur die Transparenz und Beteiligung, sondern ermöglicht den Führungskräften auch direkten Kontakt mit dem vielversprechenden Nachwuchs des Unternehmens zu pflegen. Lösungen für Mitarbeiterfluktuation Für Unternehmen zeichnet sich eine Tendenz ab, die Deloitte als „Neue Organisationsstruktur” bezeichnet, die von Teams und Mitarbeitern geprägt ist, die stark an den Entscheidungen beteiligt sind. Damit sich Leistungsträger im Unternehmen wohlfühlen und wettbewerbsfähig bleiben, bedarf es weit mehr als der traditionellen Mitarbeiterbindungs-Strategien, wie gute Gehälter und zusätzliche Arbeitgeberleistungen. Clevere Chefs sind sich der Notwendigkeit bewusst, ein engagiertes Arbeitsumfeld aufzubauen, das auf einer ausgeprägten Kultur der Weiterbildung basiert, und neue Unternehmensführungsmodelle und Karrieremodelle für die Teams zu entwickeln. Josh Bersin fasst es gut zusammen: „Leistungsstarke Unternehmen behandeln ihre Mitarbeiter genauso gut wie ihre Kunden.”
6 Trends, die die Zukunft der Arbeit gestalten (Infografik)
Vor etwa 10 Jahren waren Faxgerät, Rolodex und tragbare Minicomputer kaum aus dem Büroleben wegzudenken, heute kommen sie einem wie Dinge aus alter Vergangenheit vor. Womit wird das nächste Jahrzehnt Arbeitnehmer von heute überraschen? Ein altes Sprichwort sagt, die einzige Konstante ist Veränderung. Gehen Sie auf Erfolgskurs und behalten Sie diese 6 großen Trends im Auge, die bestimmen, wie wir in Zukunft arbeiten werden. Teilen Sie diese Infografik über Soziale Medien mit Ihren zukunftsorientierten Kollegen, oder verwenden Sie diesen Embed-Code, um sie auf Ihrer Website zu veröffentlichen: Infografik mit freundlicher Empfehlung von Wrike Stellen Sie sich auf die Zukunft der Arbeit ein Tausende Arbeitnehmer haben sich an unserer Umfrage beteiligt und beschreiben, wie wir vielleicht in den nächsten Jahren arbeiten werden. Laden Sie den Umfragebericht zum Stand des Arbeitsmanagements herunter, um zu erfahren, welche wichtigsten Veränderungen Ihre Kollegen in der Zukunft am Arbeitsplatz erwarten. Warum auf morgen warten? Steigern Sie schon jetzt Ihre Produktivität und Arbeitsergebnisse mit einer kostenlosen Wrike-Testphase.
So geht's: mehr Produktivität und weniger Ertragseinbußen in der Coronakrise
Die Anpassung an neue geschäftliche Realitäten inmitten der Coronakrise ist nur eine der vielen Herausforderungen, mit denen Arbeitnehmer heute konfrontiert sind. Hier haben wir einige Tipps, wie Sie auch weiterhin produktiv arbeiten können.
Der Schlüssel zu perfekter Automatisierung sind die Menschen
Egal wie aufwändig die Umsetzung, Automatisierung wird keine schlecht definierten Prozesse kompensieren. Stattdessen betrachten wir die Automatisierung als leistungsfähiges Toolset, und wie es bei jedem Tool der Fall ist, müssen wir erlernen, wie man es einsetzen kann, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Sind "Arbeitsmärtyrer" wirklich die produktiveren Mitarbeiter? Der Hunger nach einer gesunden Work-Life-Balance
Die durchschnittliche US-amerikanische Arbeitswoche beträgt 41 Stunden, mehr als 30% der US-Arbeitnehmer arbeiten jedoch 45 oder noch mehr Stunden pro Woche - verglichen mit Deutschland (18%) und Frankreich (4%). Tatsache ist, dass viele Amerikaner dies wie eine Tapferkeitsmedaille vor sich hertragen, wodurch sich ein neuer Name für den allseits bekannten Workaholic etabliert hat: "Arbeitsmärtyrer".
