Wie man eine Remote-Office-Kultur schafft
Remote arbeiten bedeutet, nicht am selben Ort zu arbeiten: von zu Hause, an einem anderen Standort, als externer Mitarbeiter oder in einem komplett virtuellen Team. Das Schaffen einer Remote Office-Kultur ist keine exakte Wissenschaft. Eine Menge hängt von Ihren Remote-Mitarbeitern und der Art, wie sie selbständig miteinander interagieren, kommunizieren und zusammenarbeiten ab. Das kann man nicht erzwingen. Das heißt allerdings nicht, dass Sie gar nichts tun können: es gibt einige Techniken, mit denen Sie Ihrem Team zur bestmöglichen Remote-Arbeitskultur verhelfen können, damit sie ihre Persönlichkeit entfalten und die Remote-Arbeit sowohl angenehm als auch produktiv gestalten können. In unserer Firma Process Street gibt es nur Remote-Arbeit. Unsere Mitarbeiter sitzen in Amerika, England, Lettland, den Philippinen und anderswo, so dass wir uns mit mehreren Zeitzonen, potentiellen Kommunikationsbarrieren und (am schlimmsten) der potentiellen Isolation befassen müssen, zu der Remote-Arbeit führen kann. Glücklicherweise arbeitet unser Team dank der richtigen Praktiken und Tools sowie der richtigen Arbeits-Kultur reibungslos und produktiv. Alles beginnt mit dem Onboarding. Gründliches Onboarding Ihrer Mitarbeiter Der Aufbau einer Remote-Office-Kultur beginnt schon, bevor Ihr neues Teammitglied sich eingeloggt hat. Sie brauchen einen Aktionsplan, um sicherzustellen, dass sie nicht auf Hindernisse wie etwa Anmeldedetails und falsche Berechtigungen treffen. Der erste Eindruck ist entscheidend! Sie müssen nicht nur die richtigen Informationsquellen für das Mitarbeiter-Onboarding bereithalten, sondern sollten auch sicherstellen, dass der Mitarbeiter allen anderen Teammitgliedern schon am ersten Tag vorgestellt wird. Gestalten Sie die neue Umgebung so unterstützend wie möglich, indem Sie Vorstellungen anstoßen und Ihr Teams zur freundlichen Begrüßung anhalten. Z.B. ist einer der ersten Schritte bei unserem Onboarding-Prozess neuen Mitarbeitern unseren allgemeinen Freizeit-Chat-Kanal (gewissermaßen der virtuelle Kiosk) mit einer Galaxie witziger Gifs vorzustellen, um das Eis zu brechen. Schließlich sagt nichts so sehr "Willkommen" wie witzige Gifs. [inlinetweet prefix="" tweeter="" suffix=""]“[Beim Onboarding] Bereiten Sie die Bühne für eine Karriere voller Produktivität und Errungenschaften” - Chris Byers, CEO von Formstack[/inlinetweet] Kommunikation und Zusammenarbeit Eine Kultur wird von den Leuten geschaffen, die ein Teil von ihr sind, weshalb Sie in einem Remote-Team nach besten Kräften Kommunikation und Zusammenarbeit fördern sollten. Zum Teil sollte dies bereits durch die Vorstellungen beim Onboarding erzielt werden, durch regelmäßigen Kontakt mit Ihren Remote-Mitarbeitern können Sie von Ihnen jedoch noch mehr kennenlernen als ihre Mitarbeiter-ID und sicherstellen, dass es in Ihrer Kommunikation keine Lücken gibt. Das ist lebenswichtig: wenn sie sich nur wie ein Zahnrädchen in der Unternehmensmaschinerie fühlen, gibt es nur wenig Anlass, mit ihren Kollegen zu plaudern. Wir haben verschiedene Chat-Kanäle für jedes Team, wie etwa Content Creation oder Kundensupport, neben einem allgemeinen Kanal zur alltäglichen Begrüßung und für Gespräche über dies und das. Außerdem halten wir zweimal wöchentlich Meetings mit dem Rest des Teams und dem CEO ab (allgemein auf Skype oder Google Hangouts). So können wir in Kontakt bleiben, unsere Fortschritte melden und uns bei Dingen helfen lassen, die uns frustrieren oder hemmen. Der Schlüssel ist jedoch, wie bei jedem Meeting, das Vermeiden von Langeweile. Zunächst plaudern wir bei jedem Anruf zwanglos einige Minuten lang, so dass sich vor dem Abgeben ihrer Fortschrittsberichte alle entspannen können und das Team für die alltägliche Kommunikation zugänglicher wird. Freundlichen Wettbewerb fördern Eine weitere großartige Methode zum Hervorbringen von Kameradschaft und freundschaftlichem Geplänkel ist Gamifizierung. Jede Woche empfehlen wir einander abwechselnd entsetzlich schlechte Filme, die die anderen sich ansehen sollen. Sie wären überrascht, wie viele Perlen wir darin gefunden haben, und auf diese Weise können Mitarbeiter sich sehr gut enger zusammenschließen. Hinweis: auf keinen Fall sollten Sie einen ernsthaften Wettbewerb schaffen. Z.B. verliert niemand gern, wenn jeden Monat die gleichen Leute einen Verkaufswettbewerb gewinnen. Falls Sie, wie wir, eher in die Geek-Ecke gehören, könnten Sie ein firmeninternes Hearthstone-Match (oder ein anderes Online-Spiel) veranstalten. Wir haben gerade unsere erste Runde hinter uns und alle waren auf vorgefertigte Basic-Decks beschränkt, damit erfahrene Spieler keinen großen Vorteil hatten. So können die Mitarbeiter direkt miteinander interagieren und etwas Spaß neben der Arbeit haben, was für die Moral Wunder wirken kann. Bringen Sie alle zum Support Trotz all unserer Erfolge beim Ermutigen der Mitarbeiter zur Interaktion mit ihren Teamkameraden und Managern auf persönlicher Ebene gab es noch ein Problem zu lösen: wie konnten wir die verschiedenen Teams zur Zusammenarbeit und zur weiteren Stärkung des Zusammenhalts bringen? Die Antwort liegt im Kundensupport. Obwohl das wie eine Pflichtübung klingt, sind wir dazu übergegangen, unsere Mitarbeiter turnusmäßig mit Kundensupportaufgaben zu betrauen, um die Zusammenarbeit zu stärken und unser Produkt gründlich kennenzulernen. Als Ergebnis führen unsere Entwickler Dauergespräche mit dem Content-Team, die VAs können entspannt mit dem Vertrieb reden und alle verstehen, was mit dem Produkt geschieht. Und als zusätzlicher Bonus werden die verschiedenen Zeitzonen zu einem großen Aktivposten - wir haben 24 Stunden am Tag mindestens einen Mitarbeiter im Kundensupport und eine große Zahl Reservetechniker, falls ein Mitglied unseres Supportteams nicht verfügbar ist. Die Kultur Ihres Remote-Teams aufbauen Remote-Arbeit kann für Mitarbeiter wie Manager gleichermaßen schwierig sein. Die Kommunikation läuft nicht so natürlich ab und neue Mitarbeiter haben oft Hemmungen, ihre Probleme mitzuteilen, da sie nicht einfach an die Tür des Nachbarbüros klopfen können. Sollten Sie jedoch die richtige Remote-Office-Kultur schaffen können, werden diese Probleme angesichts eines hohen Maßes an Produktivität und Kooperation bald vergessen sein. Falls Sie schon einmal Teil eines Remote-Teams waren, wie sind Sie den Aufbau der Firmenkultur angegangen? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit. Lebenslauf des Autors Benjamin Brandall schreibt über SaaS, Produktivität und Technologie bei Process Street. Finden Sie ihn bei Twitter hier. Vereinfachen Sie die Remote-Zusammenarbeit für Ihr Team Unterstützen Sie Ihr Team bei der Überwindung der Herausforderungen der Remote-Zusammenarbeit mit Wrikes preisgekrönter App. Starten Sie Ihre kostenlose Testphase noch heute.
4 Probleme bei virtuellen Meetings, die Sie umgehen können
Wer das Ziel hat, hervorragende Meetings zu führen, sollte sich gut vorbereiten. Unsere Anleitung in vier Schritten zur perfekten Besprechung in Ihrem Unternehmen kann Ihnen einen allgemeinen Einblick geben, bevor Sie weiterlesen. Bei virtuellen Meetings gibt es die gleichen Probleme wie bei Besprechungen vor Ort, doch es kommen noch weitere Schwierigkeiten hinzu. Was muss man tun, um ein gutes Besprechungs-Umfeld zu schaffen, wenn Ihre Kollegen in der ganzen Stadt, landes- oder sogar weltweit verteilt sind? Nachfolgend finden Sie vier häufige Probleme, die speziell bei virtuellen Meetings auftreten, und was man tun kann, um sie zu beheben: Problem Nr. 1: Sich ständig wiederholen Das passiert, wenn jemand nicht zuhört. Sie fragen nach einer Meinung und bekommen statt einer Antwort die Rückfrage: "Können Sie das bitte wiederholen?". Lösung: Die Namen aller Beteiligten kennen. Wenn mehrere Personen an einer Besprechung beteiligt sind, sorgt man am besten für die ungeteilte Aufmerksamkeit, indem man den Namen einer Person nennt. Und zwar gleich am Anfang — bevor man zu sagen beginnt, was der andere hören soll. Es weckt die Aufmerksamkeit dieser Person, so dass sie sich konzentriert und Sie sich nicht wiederholen müssen, weil der andere gerade merkt, "Ach so, das galt mir?". Im nächsten virtuellen Meeting: Beginnen Sie jeden Satz mit einem Namen. „Kathrin, was meinen Sie hierzu? Wolfgang, was denken Sie, wie könnten wir dieses Problem lösen?" Problem Nr. 2: Sie haben keine Ahnung, wer mit Ihnen spricht Jemand in der Telefonkonferenz nennt Ihren Namen und fragt nach Ihrer Meinung. Und Ihnen wird bewusst, dass Sie nicht genau wissen, wer diese Person ist. Lösung: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran — sorgen Sie dafür, dass jeder Ihren Namen weiß. Es kommt häufig vor, dass nicht jeder in der Telefonkonferenz die anderen Teilnehmer kennt. Daher wird nicht jeder Ihre Stimme erkennen, wenn Sie zu sprechen beginnen. Statt davon auszugehen, dass jeder weiß, wer Sie sind und wie Ihre Stimme klingt (wir wissen alle, wie diese Annahmen enden), stellen Sie sich mehrmals namentlich vor, so dass die anderen anfangen, einen Namen mit Ihrer Stimme zu verbinden. Oder einen Namen mit Ihrem Gesicht, wenn es eine Video-Konferenz ist. Bitten Sie alle anderen, dasselbe zu tun. Im nächsten virtuellen Meeting: Beginnen Sie Sätze mit Ihrem eigenen Namen: "Hier ist wieder Werner. Kathrin, was meinen Sie dazu?“. Und zur weiteren Klarheit können Sie sogar Ihre berufliche Stellung nennen: "Hallo, hier ist wieder Werner vom Marketing. Kathrin..." Problem Nr. 3: Ihre Technik beschließt, eine Pause zu machen Das ist schon den Besten passiert. PowerPoint stürzt ab. Das Mikrofon nimmt Ihre Stimme nicht auf. Der Video-Stream ist so verpixelt, dass Ihr Kollege zu einem unkenntlichen Muster aus farbigen Blöcken verschwimmt. Lösung: Einen Plan-B bereithalten. Die Technik scheint immer zu wissen, wann sie nicht streiken darf — und sucht sich dann genau diesen Zeitpunkt aus. Kommunizieren Sie Ihren Plan-B schon im Voraus. Wenn Sie immer wieder technische Schwierigkeiten haben, erstellen Sie eine Anleitung für die gesamte Gruppe, damit alle im Falle eines Falles in wenigen Sekunden zu einer neuen Plattform wechseln können. Sich mit der Lösung eines technischen Problems herumzuschlagen kann eine 30-Minuten-Sitzung locker um 15 Minuten verlängern. Im nächsten virtuellen Meeting: Wenn Sie für Ihre Besprechung eine bestimmte Plattform nutzen (wie Google Hangouts), sorgen Sie dafür, dass jeder die Plan-B-Plattform (zum Beispiel Skype) bereithält und alle Teilnehmer einen Zugang dazu haben. Teilen Sie den anderen diese Erwartung im Voraus mit. Problem Nr. 4: Der Hund bellt ständig Das haben Sie alles schon erlebt: Babys weinen, Hunde bellen, Baulärm kommt von außen, Autos hupen. (Ich war einmal gezwungen, 20 Minuten lang zuzuhören, wie jemand lautstark seine Chips gegessen hat.) Lösung: Legen Sie Höflichkeitsrichtlinien für telefonische Meetings fest. Weisen Sie darauf hin: einander nicht sehen zu können, bedeutet nicht, dass man sich nicht hören kann. Bitten Sie alle, ihre Mikrofone stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen, sich während der Besprechung an einen relativ ruhigen Ort zu begeben (kein volles Café oder ein lauter Zug) und in einen Raum zu gehen, wo das schreiende Baby nicht zu hören ist. Im nächsten virtuellen Meeting: Versenden Sie im Voraus Etikette-Leitlinien für Ihre Telefonkonferenz. Die Liste sollte nicht zu lang sein — jeder weiß, was Höflichkeit bedeutet. Manchmal muss man nur sanft daran erinnert werden. Es gibt einige technische Probleme, auf die man sich nicht vorbereiten kann: schlechte WLAN-Verbindungen oder Leitungsstörungen. Aber man kann versuchen, zusätzliche Probleme zu vermeiden, indem man sein Team mit den vier genannten Maßnahmen vorbereitet. Was meinen Sie? Helfen Ihnen diese 4 Lösungen, Probleme bei virtuellen Meetings zu minimieren? Was fehlt in der Liste? Lesen Sie als nächstes: 7 Tipps für bessere Besprechungen (Infografik)