PMO Archives | Blog Wrike
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PMO

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4 Anzeichen dafür, dass Ihr Projekteingangsprozess veraltet ist
Projektmanagement 10 Min. Lesezeit

4 Anzeichen dafür, dass Ihr Projekteingangsprozess veraltet ist

Die Verwaltung eingehender Arbeitsanfragen ist selten eine eindeutige Sache. Hier besprechen wir 4 Zeichen, dass Ihr Projekteingangsprozess veraltet ist und zeigen Ihnen Best Practices, die Ihnen helfen werden, Ihr Team zukunftsfähig zu machen.

So meistern Sie die 5 Phasen des Projektmanagementzyklus
Projektmanagement 10 Min. Lesezeit

So meistern Sie die 5 Phasen des Projektmanagementzyklus

Das „Project Management Book of Knowledge“ (PMBOK) spricht von fünf Phasen des Projektmanagementzyklus. Wir werden uns dieses Modell (und seine Bedeutung) mit Diagrammen und Beispielen genauer ansehen und erläutern, wie Sie und Ihr Team jede Phase optimieren können.

Projektmanagement-Grundlagen: Was ist ein PMO? (Infografik)
Projektmanagement 3 Min. Lesezeit

Projektmanagement-Grundlagen: Was ist ein PMO? (Infografik)

Projektmanagement ist eine Disziplin voller Akronyme: PMP, PRINCE2, CPM, WBS, PMBOK, PMI.... und noch mehr als 150 weitere. Ob Sie nun Projektmanager sind oder nicht - das Akronym, von dem Sie sicherlich eines Tages hören werden, ist PMO. In unserer neuen Infografik erfahren Sie alles darüber:  [caption id="attachment_447391" align="aligncenter" width="1400"] Projektmanagement-Grundlagen Was ist ein PMO? (Infografik)[/caption]   Gefällt Ihnen diese Infografik? Fügen Sie es mit diesem Code auf Ihrer Website ein:  Wrike Projektmanagement-Software Unser Ultimative Leitfaden zum Projektmanagement nennt alle Quellen, die Sie benötigen, um PM Grundlagen, Management-Beratung, Tipps zur Produktivität und vieles mehr aufzunehmen.  

So perfektionieren Sie Ihren Projekt-Zeitplan
Projektmanagement 10 Min. Lesezeit

So perfektionieren Sie Ihren Projekt-Zeitplan

Projektabwicklungen können zeitaufwändig und nervenreibend sein, die minutiöse Organisation und Effizienz erfordern. Erfahren Sie, wie Sie Ihr nächstes Projekt mit einem Zeitplan für die Projektlieferung fest in den Griff bekommen.

Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Kommunikationsausfall (5. Teil)
Projektmanagement 5 Min. Lesezeit

Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Kommunikationsausfall (5. Teil)

Als Gründer und CEO von Wrike hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Dies veranlasste mich dazu, diese 5-teilige Serie zu häufigen Fehlern beim Projektmanagement zu verfassen. Die anderen Teile finden Sie hier: Teil 1, Teil 2, Teil 3 und Teil 4.   Fehler Nr. 5: Schlechte Kommunikation in Ihrem Team und mit Stakeholdern Der letzte, jedoch nicht weniger wichtige häufige Fehler, den Projektleiter beim Managen mehrer Projekte begehen, ist ineffiziente Kommunikation. Schlechte Kommunikation in einem Team führt zu Missverständnissen - und deshalb zu Fehlern - bei der Projektarbeit. Mangelt es bei Ihren Projekten an guter Kommunikation mit Kunden, kann es sein, das Sie und Ihr Kunde am Ende komplett verschiedene Vorstellungen von dem Projekt haben. Fehlkommunikation hat Zeit- und Geldverluste zur Folge und bedeutet für Sie mehr Stress. Lösungsansatz Nr. 5: Verbessern Sie die Projektkommunikation Sie können die Verständigung rund um Ihre Projekte erleichtern, indem Sie Kommunikationsbarrieren erkennen und abbauen. Denken Sie daran, dass wenn Ihr Team und Kunden oder Stakeholder örtlich voneinander getrennt sind, Sie noch mehr Mühe und Aufwand in die Kommunikation investieren müssen. Setzen Sie Ihre Kommunikations-Tools wirksam ein. Hören Sie Ihren Kunden, Stakeholdern und Teammitgliedern wirklich zu. Am Ende entscheiden Ihre Kunden und Stakeholder, ob ein Projekt erfolgreich war. Oftmals sitzen sie jedoch nicht mit Ihnen im gleichen Büro und können nicht persönlich mit Ihnen zusammenarbeiten. Trotzdem müssen Sie Ihre Kunden und Stakeholder in Ihre Projektarbeit mit einbeziehen. Bieten Sie ihnen umfassende Einblicke in Projektinformationen und Arbeitsabläufe. Schenken Sie ihrem Feedback Aufmerksamkeit. Das erspart es Ihnen, Dinge mehrmals machen zu müssen und hilft Ihnen, die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen. >>>>>>>Lesen Sie: Was ist Projekt-Stakeholder-Management?

Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Software & Technologie (4. Teil)
Projektmanagement 3 Min. Lesezeit

Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Software & Technologie (4. Teil)

  Als Leiter eines Unternehmens, das Projektmanagement-Software anbietet, hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Ich dachte mir, dies wäre eine gute Möglichkeit, sie mit Ihnen zu teilen, in der Hoffnung, dass sie Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen Management-Fähigkeiten zu verbessern. Dies ist Teil 4 (von 5) der Serie mit dem Titel: Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen. Folgen Sie diesen Links, um den ersten, zweiten und dritten Teil der Serie zu lesen. Fehler Nr. 4: Informationen hin und her kopieren Kommt Ihnen Folgendes bekannt vor? Sie rennen von Meeting zu Meeting, hängen stundenlang am Telefon und senden zahllose E-Mails, um aktuelle Projektstatus abzufragen oder verschicken unzählige Erinnerungen zu anstehenden Deadlines. Als Projektmanager können Ihre administrativen Projektaufgaben extrem viel Aufwand bedeuten und... Ihnen sogar die Freude an Ihrer Arbeit nehmen. Es mag so aussehen, als bestehe Ihre Rolle als Projektmanager nur darin, Informationen zu sammeln und Ihre Pläne zu aktualisieren, da Sie ja nun mal einen Großteil Ihrer Arbeitszeit mit dem Zusammenstellen von Daten und der Aktualisierung von Projektzeitplänen verbringen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Sie auch Zeit für die Leitung und Führung Ihrer Teammitglieder benötigen. Und nicht nur das, Sie müssen sie auch noch motivieren. Das Problem ist: Wer hat denn bitteschön Zeit für sowas? Lösungsansatz Nr. 4: Nutzen Sie die richtige Technologie Statt ständig mit all diesen Routinearbeiten zu kämpfen, würde die bessere Vorgehensweise darin bestehen, die richtige Software und Technologie zu verwenden, die Ihnen dabei hilft, die auf Sie einströmende Informationsflut zu bewältigen. Integrieren Sie Ihre Daten Wenn Sie ein Projekt starten und später noch ein paar mehr Projekte hinzukommen, dann benötigen Sie ein zuverlässiges Tool für die Synchronisierung Ihrer Daten. Suchen Sie ein Tool, das es Ihnen ermöglicht, ein vollständiges Projekt-Portfolio zu verwalten, ohne dass Sie mit überflüssigen Routinearbeiten überlastet werden - diese unproduktiven alltäglichen Tätigkeiten, die das Projekt selbst gar nicht voranbringen. Tools sollten Ihr Leben vereinfachen, nicht Ihnen noch mehr Arbeit bereiten. Integrieren Sie Projektzeitpläne Achten Sie bei der Wahl eines Projektmanagement-Tools unbedingt darauf, dass Projektzeitpläne dort voll und ganz integriert werden können, und dass die Zeitpläne schnell und einfach aktualisierbar sind. Bei vielen der herkömmlichen Tools ist eine Überarbeitung der ursprünglichen Projektplanung äußerst kompliziert. Und wählen Sie auf keinen Fall Projektmanagement-Software, die Sie dazu zwingt, einen separaten Workspace für jedes Projekt zu erstellen. Denken Sie daran, dass die Trennung von Projektdaten und Zeitplänen der häufigste Fehler Nr. 3 ist. Halten Sie es flexibel Wählen Sie eine flexible Anwendung, die eine bequeme Aktualisierung Ihrer Pläne ermöglicht. In einigen web-basierten Anwendungen (Wrike ist eine von ihnen) können Teammitglieder die ihnen zugewiesenen Aufgaben direkt im Projektplan aktualisieren. Dies spart Ihnen viel Zeit, da Sie die aktuellen Daten nicht sammeln und manuell in Ihre Zeitpläne eintragen brauchen. Solche Tools werden Ihnen auch dabei helfen, Ihre Delegationskompetenz zu verbessern, wenn Sie Lösungsansatz Nr. 1 befolgen.

Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Projekt-Zeitpläne (3. Teil)
Projektmanagement 3 Min. Lesezeit

Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Projekt-Zeitpläne (3. Teil)

  Als Leiter eines Unternehmens, das Projektmanagement-Software anbietet, hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Ich dachte mir, dies wäre eine gute Möglichkeit, sie mit Ihnen zu teilen, in der Hoffnung, dass sie Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen Management-Fähigkeiten zu verbessern. Dies ist Teil 3 der Serie mit dem Titel: Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen. Folgen Sie diesen Links, um den ersten und zweiten Teil der Serie zu lesen. Fehler Nr. 3: Projektplanungen voneinander getrennt halten Wenn Sie mehrere Projekte an getrennten Orten verwalten und verschiedene Tools für die Planung verwenden, dann verschwenden Sie viel Zeit damit, von einem Zeitplan zum anderen zu springen. Außerdem haben Sie dann niemals einen Gesamtüberblick über Ihre Projekte, was unweigerlich zu Überschneidungen von Fälligkeitsterminen und Zeitplan-Konflikten bei Ihren Mitarbeitern führt. Dies wiederum verzögert Ihre Projekt-Lieferzeitpunkte. Voneinander getrennte Projekt-Zeitpläne erschweren es Ihnen erheblich, Aufgabenabfolgen und Prioritäten in all Ihren Projekten zu erkennen. Ein Beispiel: Wie stimmen Sie die Deadlines von drei getrennten Projekten aufeinander ab, wenn sie alle in die gleiche Woche fallen? In solchen Fällen werden Sie schnell zu einem Teamleiter, der von Projekt zu Projekt rennt und nach rettenden Strohhalmen sucht. Lösungsansatz Nr. 3: Projekt-Zeitpläne integrieren Eine integrierte Projektplanung gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Arbeit. Erstellen Sie für Ihre Projekte einen Masterplan, der eine Zeitleiste für jedes Projekt enthält. Er sollte absolut transparent strukturiert sein, sodass jedes einzelne Projekt - egal ob Quartalsziel oder tägliche Aufgabe eines Teammitglieds - nachverfolgt werden kann. Neben der Festlegung der großen Projekt-Meilensteine und ihrer Termine sollte diese Planung sämtliche Aufgaben all Ihrer Projekte einbeziehen. Nur dann sind Sie in der Lage, die prioritären Aufgaben aller Projekte zu ermitteln und zu erkennen, auf welche Projekt-Meilensteine Sie sich konzentrieren müssen. Für die Erstellung eines Masterplans benötigen Sie möglicherweise ein integriertes Projektplanungs-Tool. Diese Art von Tool wird Ihnen auch dabei helfen, das Reporting für alle Projekte zu vereinheitlichen und einen Standard durchzusetzen. Darüber hinaus werden Sie dank eines Masterplans viel Zeit sparen, da alle Informationen stets griffbereit an einem einzigen Ort gesammelt werden. Die Fortsetzung dieser Serie folgt in Teil 4: Software & Technologie.

Die besten Tipps, um Arbeitsüberlastung bei Projekten zu vermeiden
Projektmanagement 7 Min. Lesezeit

Die besten Tipps, um Arbeitsüberlastung bei Projekten zu vermeiden

Arbeitsüberlastung in Projekten kann Budgets, Termine und Teamgeist sprengen. Stärken Sie Ihre Projektmanagement-Kompetenzen und nehmen Sie die richtigen Tools zur Hilfe, um sich und Ihr Team vor Überbelastung zu schützen.

Warum Projektmanagement von großer Bedeutung ist: Interview mit Robert Kelly, Leiter eines Projekt Management Office (PMO)
Beiträge 7 Min. Lesezeit

Warum Projektmanagement von großer Bedeutung ist: Interview mit Robert Kelly, Leiter eines Projekt Management Office (PMO)

Bei vielen Geschäftsleuten steht Projektmanagement eher im Hintergrund. Geschäftsausweitung und Rendite stehen bei Führungskräften ganz oben auf der Liste, während Projektmanagement entweder weiter unten steht oder gar nicht auf der Liste ist. Die meisten Leute sind sich nicht bewusst, dass sie ohne ein gut funktionierenden Arbeit-Management-Prozess Geld verlieren.  Wir haben uns mit Robert Kelly, dem PMO-Leiter und geschäftsführenden Gesellschafter von Kelly Project Solutions, LLC über die große Bedeutung des Projektmanagements und dessen Auswirkungen auf Unternehmen unterhalten. Wir setzten uns auch mit den Themen auseinander, wie man chronisch niedrige Produktivität bekämpfen kann, wie sich Projektmanagement-Technologie weiterentwickelt hat und wie sich Kelly Projektmanagement im Jahr 2020 vorstellt. Lesen Sie das vollständige Interview: 1. Erzählen Sie uns etwas über sich selbst. Ich bin stolzer Vater von drei wunderbaren Kindern und bin seit 12 Jahren glücklich mit meiner Frau Jasmin verheiratet. Beruflich bin ich aus Versehen ein Projektmanager geworden, der nach 15 Jahren immer noch daran arbeitet, diesen Bereich zu perfektionieren. Als Mitgründer und Moderator für #PMChat bei Twitter arbeite ich konstant mit einigen der besten Köpfe im Bereich Führung, Projektmanagement und weiteren Geschäftsthemen zusammen. Zusätzlich bin ich geschäftsführender Gesellschafter von Kelly Project Solutions, einer Unternehmensberatung spezialisiert auf Projektmanagement und Führung durch Kommunikation für kleine und mittelgroße Unternehmen. 2. Was sind die häufigsten Probleme, mit denen Sie als PMO-Leiter konfrontiert werden? Ich bin der Meinung, dass es einige Herausforderungen für PMO-Leiter gibt, die in allen Unternehmen wiederholt vorkommen: 1. Hochqualifizierte Mitarbeiter. Die Kommerzialisierung des Projektmanagements (schlüsselfertige Vorlagen, Wundermittel-Methoden usw.) hat das Niveau im Talent-Pool der Kandidaten, die die Branchen-Sprache wirklich beherrschen, stark gesenkt. Personalvermittler haben es immer schwerer, solide Leiter für Projekte zu finden. 2. Investitionen. Anstatt als Einnahmequelle anerkannt zu werden, werden PMOs oft immer noch als ein Unkostenfaktor angesehen. Egal was für ein Unternehmen Sie haben, Projektmanagement ist eine Dienstleistung. Ihr Projektmanagement hat deutlich mehr Touchpoints (Kontaktpunkte) mit Ihren Kunden (vor allem externe) als die Vertriebsabteilung oder die internen Führungskräfte. Studien der Technology Services Industry Association (TSIA) belegen, dass ein engagiertes Vertriebsmodell (bei IT-Dienstleistungen) 15:1 Touchpoints im Vergleich zu einer normalen Vertriebsabteilung vorweisen kann. Gewinne und Kundenzufriedenheit (Customer Satisfaction Score CSAT) verdoppeln sich und die Unkosten für Verkaufszyklen und Kundengewinnung werden drastisch reduziert. Die Unternehmen müssen in die Ausbildung von Projektmanagern und kundenorientierte Tools investieren sowie Reise-Budgets zur Verfügung stellen, um Beziehungen aufzubauen. Das betrifft auch die PMOs, deren Arbeit sich auf den internen Bereich des Unternehmens bezieht. 3. Identitätskrise. PMOs standen schon immer vor der Entscheidung, ein Ressourcen-Pool oder die Leitungsverantwortlichen zu sein. Diese Herausforderung hat sich mit der wachsenden “Schatten-IT” erheblich vergrößert. Die PMOs müssen klare Anleitungen vom IT-Vorstand (CIO, Chief Information Officer) erhalten, ansonsten wird diese Herausforderung auch 2016 weiterbestehen. 3. Sind Sie als PMO-Leiter der Meinung, dass es für Unternehmen unbedingt erforderlich ist, standardisierte Projektmanagement-Methoden zu übernehmen? Wenn ja, warum? Unter der Berücksichtigung, das meistens mehrere Methoden notwendig sind, würde ich vorsichtig mit Ja antworten. Wenn Sie Lean Six Sigma, das traditionelle Stage-Gate-Modell, Agile, MS Dynamics Implementation usw. in Betracht ziehen, können Sie ein Toolkit aus Kernprozessen und Tools zusammenstellen, das für Ihr Unternehmen und Ihre üblichen Projektarten maßgeschneidert ist. Man sollte allerdings die Veränderungen auf ein Minimum reduzieren, weil die wichtigsten Vorteile von Projektmanagement nur erzielt werden, wenn man die Prozesse wiederholen kann, sie skalierbar sind und sie außerdem schnell gelernt werden und im ganzen Unternehmen implementiert werden können. Wenn eine allgemeine Methode angewendet wird, können Lexikon-Projektmanager, Teammitglieder und Partner dazu gebracht werden, leistungsfähiger zu werden. Erfahrungen und Messungen können mit Grundlinien verglichen werden, um ein Umfeld für stetige Verbesserung zu gestalten.     4. Welche Auswirkungen hat schlechtes Projektmanagement auf Unternehmen? Auch wenn es übertrieben klingt, kann schlechtes Projektmanagement ein Unternehmen zum Untergang verurteilen. Niedrige Anforderungen können dazu führen, dass entsetzliche Produkte vermarktet werden und das kann den Markenwert über Jahre schädigen! Wenn Ihr Unternehmen in einem stark regulierten Sektor tätig ist, können Sie mit Strafen, Lizenzentzug usw. jahrelange Arbeit zu Nichte machen, nur weil Sie die Prozesse nicht richtig dokumentiert haben. Wenn bei den tagtäglichen Arbeitsabläufen kein fachmännisches Projektmanagement eingesetzt wird, werden Ressourcen oft nicht optimal genutzt, Arbeitsvorgänge verdoppelt, Unkosten fallen aufgrund von Änderungsanforderungen an, Zeitverschwendung wegen fehlender oder schlechter Kommunikation und viele weitere Aspekte wirken sich negativ auf das Unternehmen aus. [inlinetweet prefix="" tweeter="" suffix="— @rkelly976"]"Ihr Unternehmen kann aufgrund von schlechtem Projektmanagement untergehen"[/inlinetweet] 5. Wie beeinflussen Technologien das Projektmanagement und wie werden sie von Personen angenommen? Technologien unterstützten Projektmanager mit großartigen Tools für die Optimierung von Zusammenarbeit, Planung und Effizienz in ihren Projekten. Alles in einer einzigen Plattform zu planen, zu kommunizieren sowie Budgets und Zeit zu überprüfen spart wöchentlich viele Stunden ein! Produktplanungs- und -managementsysteme (PPM) helfen dem PMO, die Nutzung von Ressourcen besser zu überprüfen und zu planen, sie können Projektstatus und Aufgaben auf Dashboards überblicken usw. Dank PPM-Tools müssen Projektmanager die Teammitglieder nicht mehr die ganze Zeit mit Statusfragen überhäufen und stehen somit ihrem Team auch nicht mehr bei der Arbeit im Weg.  6. Welche drei Tipps würden Sie jemanden geben, der auf der Arbeit gegen niedrige Produktivität ankämpft? 1. Lassen Sie gegen Ende Ihres Arbeitstags etwas Zeit für Organisation. Überdenken Sie den Tag: Müssen Sie noch etwas für jemanden erledigen, bevor Sie gehen? Denken Sie über morgen nach: Wie sieht der Kalender aus? Was sind die wichtigsten Aufgaben, die ich in den nächsten 24/48 Stunden erledigen sollte? Damit können Sie verhindern, dass Sie im Verlauf Ihres Arbeitstags überrumpelt werden und Sie bereiten sich in Gedanken auf den nächsten Tag vor. 2. Erinnerungen. Egal, ob sie mit einer ausgeklügelten Projektplattform arbeiten oder nicht, fast jede E-Mail-Plattform verfügt über eine Erinnerungsfunktion. Stellen Sie Zeit und Datum ein, damit Sie bei Fertigstellungsterminen benachrichtigt werden. 3. Gehen Sie kurz raus. Bei den heutigen Großraumbüros ist es manchmal notwendig, einen Konferenzraum zu benutzen, um sich 30 Minuten hinter geschlossenen Türen voll auf seine Aufgabe konzentrieren zu können.  7. Was ist Ihre Vorstellung von Projektmanagement im Jahr 2020? Glaube Sie, dass es sich sehr verändern wird? Meiner Ansicht nach gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn wir es nicht schaffen von dem schlüsselfertigen Checklisten-Konzept Abstand zu nehmen, dann wird sich Projektmanagement in eine Fähigkeit verwandeln, die alle Angestellten ausführen können. Da immer mehr Technologie über Self-Service (Selbstbedienung) zur Verfügung steht, ist Cloud-Automatisierung ein noch größeres Risiko. Ich kenne jemanden, der eine Self-Service-Plattform entwickelt hat: Genau wie bei einer Hostingfarm die nur wenige Ingenieure benötigt, braucht auch diese Art von Plattformen nur wenige Projektmanager.  Die andere Möglichkeit wäre, dass professionelle Projektmanager über die Projektsatzung und Projektabläufe hinaus gehen und Führungs- und Geschäftsfähigkeiten entwickeln. Wenn wir als Beruf/Disziplin mehr Wert auf den Tisch legen können, werden wir auch geschäftsorientierte und strategische Initiativen in die Hand nehmen. Wenn wir mehr Geschäftswerte einbringen, werden wir enger mit dem Vorstandsvorsitzenden (CEO) und dem IT-Vorstand (CIO) zusammenarbeiten. 8. Nennen Sie mir einen großen neuen Trend, dem nicht genug Aufmerksamkeit gewidmet wird? PMO als Dienstleistung. Unternehmen überlassen inzwischen oft ihr Projektmanagement den Unternehmensberatungen, weil der Arbeitsaufwand nicht hoch genug ist, um eine Person einzustellen. Allerdings verbraucht die Zusammenarbeit und Einführung von neuen Unternehmensberatungen einen Teil der Einnahmen des Unternehmen und verringert somit den erwarteten Profit. In der heutigen Gesellschaft wollen Menschen nur für das bezahlen, was sie auch tatsächlich verbrauchen, allerdings wollen sie es auch benutzerdefiniert haben. Ein PMO als Dienstleistungs-Modell ist diesen Ansprüchen gewachsen. Ein Unternehmen kann sich an ein Projekt Management Office wenden, wann immer sie möchten und der Dienstleistungsanbieter kann Ihnen den selben Projektmanager zuordnen. Das Unternehmen muss kein Geld für Bescheinigungen, Ausbildung für Projektmanager, Lizenzen von PPM-Software usw. ausgeben. Wir haben festgestellt, dass ein großes Interesse an diesem Modell besteht. Wie haben sich erfolgreiche Projektmanagement-Prozesse auf Ihr Unternehmen ausgewirkt? Teilen Sie bitte in den Kommentare Ihre Vor- und Danach-Geschichte mit uns. Wir sind uns sicher, dass wir alle voneinander lernen können! Erzielen Sie erhebliche Kosteneinsparungen und verbessern Sie die Projektergebnisse in Ihrem Unternehmen, indem Sie heute noch eine kostenlose Testphase von Wrike starten!  Biografie: Robert Kelly leitet seit 15 Jahren Projekte und Projektteams. Seine Projektteams stammen aus über 40 Ländern, er verfügt über ein breit gefächertes Portfolio mit allerlei Projekten, einschließlich Vertrieb, Marketing und IT-Initiativen, innerhalb von unterschiedlichen Branchen. Robert ist geschäftsführender Gesellschafter bei KPS, einer Projektmanagement-Unternehmensberatung in Raleigh, North Carolina (USA). Er ist er auch der Mitgründer und Moderator von #PMChat, einer globalen Gemeinschaft von Projektmanagern und Geschäftsführern, die sich bei Twitter über Best Practices und Erfahrungen austauschen. Folgen Sie Robert Kelly auf Twitter @rkelly976

Wie Enterprise-Unternehmen typische Probleme im Projektmanagement bewältigen
Projektmanagement 7 Min. Lesezeit

Wie Enterprise-Unternehmen typische Probleme im Projektmanagement bewältigen

Das Enterprise Project Management ist mit einigen ganz spezifischen Herausforderungen verbunden. Erfahren Sie mehr über vier typische Probleme und mögliche Lösungsansätze.

Top-Tipps für den optimalen Einsatz begrenzter Projektressourcen
Projektmanagement 5 Min. Lesezeit

Top-Tipps für den optimalen Einsatz begrenzter Projektressourcen

Eine effektive Ressourcenverwaltung ist für die pünktliche und budgetkonforme Projektabwicklung in Unternehmen unerlässlich. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Ressourcenverwaltungsplänen mit Wrike.

3 Herausforderungen, die PMOs jetzt bewältigen müssen
Projektmanagement 10 Min. Lesezeit

3 Herausforderungen, die PMOs jetzt bewältigen müssen

Das Project Management Office (PMO) ist weiterhin ein zunehmend wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Organisation. Und während immer neue Technologien entstehen und Unternehmen nach mehr Innovation streben, müssen sich PMOs weiterentwickeln, um relevant und wertvoll zu bleiben. Was ist also ein PMO und wie trägt es zum Wert Ihres Unternehmens bei?

5 Hauptgründe, warum Projekte scheitern und wie man Katastrophen verhindern kann
Projektmanagement 7 Min. Lesezeit

5 Hauptgründe, warum Projekte scheitern und wie man Katastrophen verhindern kann

Als Anbieter von Software für Projektmanagement und Zusammenarbeit sprechen wir mit vielen Projektmanagern. Allzu oft hören wir, dass trotz aller guten Absichten, das Projekt erfolgreich zu leiten, die Realität manchmal ganz anders aussieht. Meiner Überzeugung nach sind Sie am besten darauf vorbereitet, das zu verhindern, wenn Sie sich vorher darauf vorbereitet haben, zu scheitern. Darum habe ich Projektmanager gebeten, mir ihre Erfahrungen und die Gründe der Misserfolge zu erzählen. Die Ergebnisse möchte ich mit Ihnen teilen, damit wir uns ganz im Klaren darüber sind, was uns bevorsteht, jedes Mal wenn wir ein neues Projekt anfangen. Das sind die angegebenen Hauptgründe für das Scheitern von Projekten: 1. Mangelhafte Kommunikation Alle gescheiterten Projekte hatten etwas gemeinsam: mangelhafte Kommunikation. Die anderen Faktoren variieren, aber Kommunikation steht immer im Mittelpunkt, wenn es um gescheiterte Projekte geht: —Tom Atkins, Gründer, Quarry House Es ist allgemein bekannt, wie wichtig der proaktive Austausch von Informationen und Wissen während der Ausführung eines Projektes ist, um erfolgreich zu sein. Trotzdem führt mangelhafte Kommunikation, Teams immer wieder zum Stolpern. Falls Sie und Ihr Team sich schon länger keine Zeit genommen haben, um die Kommunikationsfähigkeit zu verbessern, warten Sie nicht auf die nächste Katastrophe, um sich zu überzeugen, dass es absolut notwendig ist. Wenn die Kommunikation im Team anfängt zu bröckeln, was können Sie dann tun? Und wie beschränken Sie bis zur Lösung des Problems die Anzahl der Pannen auf ein Minimum? Nehmen Sie sich ein paar Minuten, um diesen interessanten Artikel zu lesen und sammeln Sie einige Kommunikationstipps für Ihr Team: 5 Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team vor Kommunikations-Pannen schützen 2. Fristen unterschätzen Wenn Sie Projektfristen unterschätzen, ist das Resultat weit mehr als nur ein nicht eingehaltenes Fälligkeitsdatum auf dem Kalender. Angestellte müssen länger arbeiten, dementsprechend überschreiten Sie das Budget. Vertriebsteams rechnen mit der pünktlichen Produktfreigabe und könnten große Aufträge verlieren. Es ist sehr wichtig, die Fristen haargenau vorherzusehen - und Jazmin Truesdale macht dies mit exzellentem Risikomanagement. Projekte scheitern an unterschätzten Fristen. Wenn ich Projekte plane, dann stelle ich mir 3 bis 5 Situationen vor, die das Projekt in Verzug bringen könnten, wie ich mit diesen Situationen umgehe und schätze die vorgesehen Zeit für die Situation, deren Lösung am längsten braucht. 75% meiner gesamten Projekten schließe ich vor den geplanten Fristen ab. —Jazmin Truesdale,Vorstandsvorsitzende, Mino Enterprises Um realistische Fristen zu setzen, empfiehlt es sich, mit dem kritischen Pfad zu arbeiten, einem Algorithmus für die Planung von Projekt-Aktivitäten. Mit dieser Berechnung können Sie die "kritischen" Aktivitäten in Ihrer Planung erkennen. Lernen Sie mehr über die Methode des kritischen Pfads: Die Methode des kritischen Pfades im Projektmanagement ist so einfach wie das ABC 3. Unfähigkeit, die wesentliche Details zu erkennen Es hängt von den wesentlichen Details ab, ob Ihr Projekt erfolgreich ist oder scheitert. Projekte fangen gut an, aber versagen je näher das Fälligkeitsdatum rückt. —Jennifer Mansfield, Kundendienst-Abteilungsleiterin, Qgiv Sind Sie ein Big-Picture Thinker oder eher detailorientiert? Normalerweise beherrschen wir nur eine Eigenschaft, aber wenn Sie wollen, dass Ihr Projekt erfolgreich ist, dann brauchen Sie beide. (Ich weiß, dass ist nicht gerade das, was Sie hören wollten.) Überprüfen Sie bereits abgeschlossene Projekte, um zu sehen, wo Ihre Schwachstellen sind und wie Sie diese zukünftig beheben können. Denn wenn man vollkommen damit beschäftigt ist, die Grundsätze des Projektmanagements in der Praxis anzuwenden, dann vergisst man leicht die kleinen Details, die einen wirklich guten Projektmanager noch besser machen. Wir haben 10 bewährte Methoden für Sie zusammengestellt, die Sie vor jedem Projekt noch einmal durchgehen sollten, um sicherzustellen, dass Sie keine Details vernachlässigen, die eine erhebliche Auswirkung auf den Projekt-Erfolg haben können: 10 Projektmanagement Best Practices, die Sie nicht vergessen sollten 4. Wenig hilfreiche Teams und Technologien, die alles nur komplizierter machen Damit sind Teams und Software gemeint, die nicht den Erwartungen entsprechen. Machen Sie Schluss mit diesem Wahnsinn! Beheben Sie die unterbrochene Projektabwicklung schnell — auch wenn Sie die Kosten für das frühzeitiges Vertragsende übernehmen müssen. Trevor Ewen erzählte mir von einem fehlgeschlagenen Kundenprojekt, in dem sein Beratungsunternehmen gezwungen war, ein gescheitertes Projekt neu zu beleben: "In der Bemühung, eine bestehende Geschäftsbeziehung aufrecht zu erhalten, waren wir gezwungen, mit diesem Anbieter zu arbeiten. In Wirklichkeit wären wir viel besser dran gewesen, wenn wir dem Kunden geraten hätten, den Anbieter zu bezahlen und nicht weiter mit ihm zusammen zu arbeiten. Es war ein Gewinn-Verlust. Sie lieferten ein unvollkommenes Produkt: und wir waren verpflichtet, es zu beheben ". —Trevor Ewen, Leitender Software-Ingenieur, Neosavvy Sich an Teams zu halten, die mehr Probleme verursachen, heißt, dass Sie mehr Zeit und mehr Geld ausgeben müssen, um zusätzliche Teams anzustellen und die Fehler zu beheben. Es lohnt sich, die Zusammenarbeit vorzeitig abzubrechen, bevor Sie mehr Probleme verursachen, als sie wert sind. Und das Gleiche gilt für die Technik. Wenn die Software, die Sie verwenden, um Ihr Team und Ihre Projekte zu steuern, Ihre Arbeit erschwert, sollten Sie sofort eine neue Lösung finden. Es gibt viele Arten von Lösungen, die Ihr Team verwenden kann, um die Arbeit zu erleichtern: Projektmanagement, Dokumentenmanagement, Contentmanagement, Portfoliomanagement, Kundenbeziehungsmanagement ... und viele mehr. 5. Unaufmerksames Management Als Projektmanager sind Sie das symbolische Elternteil und der Meister der Projektabwicklung. Und genau wie bei einem Kind müssen Projekte regelmäßig "Gesundheitschecks" unterzogen werden, um sicherzustellen, dass alles so abläuft wie geplant. Es ist wichtig, regelmäßig die Arbeit zusammen mit Ihrem Team zu überprüfen und Hilfe anzubieten in dem Fall, dass der Arbeitsrhythmus nachlässt. Das unglücklich gescheiterte Projekt von Trevor Ewen verfügte über keine angemessene Unterstützung eines Projekt-Managers: "Er erfüllte seine Aufgaben nicht, um die Produktfreigabe besser zu planen. Diese Situation zog sich über Monate mit einem Remote-Team. Die Vogel-Strauss-Taktik ist nie eine gute Idee." —Trevor Ewen, Leitender Software-Ingenieur, Neosavvy Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie ein effizienter und erfolgreicher Projektmanager sein können, lesen Sie diesen Artikel: So stellen Sie eine hervorragende Projektausführung mit einem externen Projektmanager sicher Möchten Sie eine ähnliche Geschichte mitteilen? Haben Sie an einem Projekt gearbeitet, das nicht nach Ihren Erwartungen verlief? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und die Gründe, warum Sie denken, dass Ihr Projekt gescheitert ist, in den Kommentaren. Je mehr wir wissen und erfahren, desto besser können wir planen, erfolgreich zu sein. Und wenn Sie ausprobieren möchten, wie eine Projektmanagement-Software Ihnen dabei helfen kann, das Scheitern von Projekten zu vermeiden, dann starten Sie jetzt eine kostenlose Testphase mit Wrike.

6 Tipps, um nie wieder eine Deadline zu verpassen
Produktivität 7 Min. Lesezeit

6 Tipps, um nie wieder eine Deadline zu verpassen

Wenn mehrere Aufgaben parallel zu bewältigen sind, kann das Einhalten von Deadlines schwierig werden. Wir zeigen, wie Sie mit Wrike einen hilfreichen Projektablaufplan erstellen können.

Was ist der Unterschied zwischen Projekt- und Portfoliomanagement?
Projektmanagement 3 Min. Lesezeit

Was ist der Unterschied zwischen Projekt- und Portfoliomanagement?

Was genau ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Portfoliomanagement? Und wo reiht sich Programmmanagement dort ein? Hier ist eine kurze und einfache Erklärung, wie man diese Disziplinen voneinander unterscheiden kann.

Achtsamkeit im Projektmanagement – 5 Tipps für den Arbeitsalltag
Führung 10 Min. Lesezeit

Achtsamkeit im Projektmanagement – 5 Tipps für den Arbeitsalltag

Obwohl die Technologie heute vieles kann, wird die meiste Arbeit immer noch von Menschen getan. Wann haben Sie zuletzt eine Pause gemacht und sich in Ihrem Projektmanagementbüro ausgeruht? Lesen Sie unsere Liste von fünf typischen Situationen und Tipps für Achtsamkeit am Arbeitsplatz.

3 Dinge, die einem Projektmanager Kopfschmerzen bereiten
Projektmanagement 5 Min. Lesezeit

3 Dinge, die einem Projektmanager Kopfschmerzen bereiten

Projektmanagement ist äußerst vielschichtig und kompliziert. Da bei jedem einzelnen Projekt so viele verschiedene Faktoren eine Rolle spielen, müssen Projektmanager extrem vielseitig und erfahren sein. Anders als Entwickler, Ingenieure oder Architekten, die sich mit dem technischen Teil eines Projekts auseinandersetzen, müssen Projektmanager nicht nur mit allen technischen Details vertraut sein, sondern sich auch um die sozialen und unternehmerischen Aspekte kümmern. Als ob das nicht schon genug ist, jonglieren sie oft mit mehreren Projekten gleichzeitig. Darüber hinaus müssen Projektmanager sicherstellen, dass die Kommunikationswege zwischen den Abteilungen offen bleiben, so dass sich die Teams aufeinander abstimmen können und potentielle Projekt-Risiken nicht unerkannt bleiben. Dieser vielschichtige Verantwortungsbereich ist natürlich ein äußerst fruchtbarer Boden für unzählige Probleme. Hier nun die drei größten Kopfschmerzverursacher bei Projektmanagern nebst einigen praktischen Lösungen. Kopfschmerz Nr. 1: Projektzeitpläne aktuell halten Es versteht sich von selbst, dass jedes Projekt einen Zeitplan erfordert, damit alle Beteiligten den Überblick über ihre Fortschritte, Verantwortlichkeiten und etwaige Meilensteine behalten können. Der Projektmanager muss alle Aktivitäten des Teams im Auge behalten, den Projektstatus aktualisieren und als Bindeglied zwischen dem Team und allen Stakeholdern, einschließlich der oberen Führungsebene, fungieren. Diese Aufgaben kosten Projektmanager jedoch extrem viel Zeit, die sie viel besser dafür nutzen könnten, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen in das eigentliche Projekt, statt in Verwaltungsaufgaben, einzubringen. Lösung: Automatisieren Sie Zeitplan-Aktualisierungen wann immer möglich, so verschwenden Sie keine Zeit damit, die Informationen einzeln zusammenzusuchen. Es ist äußerst zeitraubend, alle Mitglieder Ihres Teams einzeln zu Aufgaben-Status zu befragen, vor allem in Anbetracht der Tatsache, dass es Projektmanagement- und Collaboration-Tools gibt, in denen Ihr Team Aufgaben oder Meilensteine einfach nur als erledigt markieren und somit Status-Aktualisierungen und Reports in Echtzeit bieten kann. Sparen Sie Zeit bei Verwaltungsaufgaben, dann können Sie Ihre Anstrengungen und Ihr Fachwissen dort einbringen, wo es wirklich darauf ankommt. Kopfschmerz Nr. 2: Multitasking Ihre To-do-Liste ist endlos lang, da ist Multitasking doch unvermeidlich, oder? Interessanterweise hat sich herausgestellt, dass Multitasking in Wirklichkeit Ihre Produktivität hemmt, die Qualität Ihrer Arbeit beeinträchtigt und massive Zeitverluste verursachen kann. Zum Beispiel führt eine Verzögerung in einem Arbeitsbereich zwangsläufig zu Problemen bei allen abhängigen Aufgaben, deren Bearbeitung nicht beginnen kann, bevor die erste Aufgabe beendet wurde. Und schon bahnen sich weitere Zeitverluste an. Lösung: Tun Sie alles Ihnen Mögliche, um die Anzahl der gleichzeitig laufenden Projekte einzuschränken. Lassen Sie, wenn möglich, nicht mehr als 25 bis 50 % Ihrer Projekte simultan laufen, so erzielen Sie eine bessere Arbeitsqualität und weniger Verzögerungen. Als Projektmanager erleichtern Sie sich Ihre Arbeit, wenn weniger Projekte Ihre Zeit und Aufmerksamkeit gleichzeitig in Anspruch nehmen. Nutzen Sie auch die vielen Online-Tools, die Ihnen einen Teil Ihrer Last abnehmen können. Eine Instant Messaging-App wie Slack ermöglicht Ihnen Echtzeit-Kommunikation, Nachrichten-Archivierung und eine einfache Suche, falls Sie sich spezielle Gesprächsdetails wieder ins Gedächtnis rufen müssen. Kopfschmerz Nr. 3: Einschätzungen der Projektdauer Falls Sie nicht zufällig eine funktionierende Glaskugel zur Hand haben (und falls doch - können wir sie uns ausleihen?), können Sie einfach nicht im Voraus wissen, wie lange die Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Trotzdem müssen Sie den Stakeholdern und Kunden mit allen relevanten, Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen eine Einschätzung liefern. Und das Erreichen des von Ihnen veranschlagten Fertigstellungsdatums wird dann auch von Ihnen erwartet. Es gibt verschiedene Methoden, mit denen Sie einschätzen können, wie viel Zeit Ihr Team benötigen wird, um ein Projekt abzuschließen. Aber auch wenn Sie jeder Aufgabe eine veranschlagte Dauer zuweisen, kann Ihre Einschätzung Sie dennoch in Bedrängnis bringen - das heißt, dass Ihr Team für Sie in die Bresche springen und verlorene Zeit wieder aufholen muss. Und das bedeutet nicht nur Stress, sondern gegebenenfalls auch Qualitätseinbußen, Budgetüberschreitungen und verpasste Deadlines. Lösung: Statt Ihre Teammitglieder um eine einzige Einschätzung der Bearbeitungsdauer ihrer jeweiligen Aufgaben zu bitten, versuchen Sie es mit der Zwei-Zeiten-Methode (Best Case, Worst Case). Der Vorteil der Zwei-Zeiten-Methode liegt darin, dass sie es Ihnen erlaubt, Ihre geschätzte Arbeitsdauer zu überschreiten, da sie Ihnen genug Puffer bietet, damit Sie das Projekt vor Ablauf der letzten Deadline abliefern können. Diese Methode ist natürlich keine Garantie dafür, dass Sie jedes Projekt pünktlich abgeben können, aber sie dient Ihnen als eine Art Sicherheitsnetz. Mit diesen nützlichen Strategien und Tools wird es Ihnen möglich sein, Projekte besser zu planen und durchzuführen und sie helfen Ihnen und Ihrem Team, produktiver und stressfreier zu arbeiten und trotzdem die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen (oder zu übertreffen!). Über die Autorin:  Diana Clark ist Digital Marketing-Expertin und Marketing Operations-Projektmanagerin. Sie arbeitet mit ihrem erfolgreichen Marketing-Team bei  Aussiewriter. Sie teilt gerne ihre Arbeitserfahrungen mit anderen und schreibt als Bloggerin über ihre Ideen.