成功に向けて - 製造専門家によるプロジェクト管理ソフトの使用方法
プロジェクト管理用ソフトは、企業の製造環境における最も重要な要素となってきています。 プロジェクトの期限内・予算内での完了に向けて、効果的なコミュニケーションやコラボレーション、リソース管理を実現します。 企業の製造専門家は、成功に向けてプロジェクト管理ソフトをどのように使用しているのでしょうか？ ここでは、製造業におけるプロジェクト管理の重要性、最高のプロジェクト管理ソフトの評価および採用の方法、また採用後はその利点をどのように最大化できるかについて説明します。 Wrikeを無料でお試しください 企業の製造部門におけるプロジェクト管理の重要性を理解する 効果的なプロジェクト管理は、企業の製造部門を成功に導く重要な要因です。 その主な利点の1つは、担当者が締め切りを厳守し、プロジェクトを期限内に完了できることです。 作業の遅れが重要な事態の原因となるペースの速い業界では特に重要となります。 プロジェクトをタスクごとに細分化し、それぞれに期限を設定することで、プロジェクトマネージャーはチームメンバー全員が自身の責任範囲を理解していることを確認できるのです。 製造業におけるプロジェクト管理のもうひとつの重要な要素は、予算内にプロジェクトを完了させることです。 製造業のプロジェクトにはコストがかかり、浪費を避けるために経費を把握することは不可欠です。 プロジェクト管理が製造部門の成功に果たす役割 プロジェクト管理によって、特定の目標達成に向けたリソースのプラニングや調整、管理が可能になります。 品質管理は製造業にとって不可欠ですが、プロジェクト管理によって、目標達成のために製品の品質を犠牲にすることがなくなります。 さらに、プロジェクト管理ソフトの使用でプロジェクトの進捗状況をリアルタイムで見える化でき、問題点を早期に特定して対策を取ることができます。 コストのかかる遅延を未然に防ぎ、プロジェクトの期限内かつ予算内の完了を実現します。 企業の製造部門が直面する主な課題 企業の製造部門は、複雑なサプライチェーンの管理から安全規制の遵守に至るまで、様々な課題に直面しています。 プロジェクトには複数のチームや部門からの情報が必要となり、リソースの効果的な管理は共通の課題と言えるでしょう。 またプロジェクトの競争力を保ち成功に導くために、最新テクノロジーや業界のトレンドを常に把握しておくことも必要です。 製造業界は常に進化しており、これは困難な作業になるでしょう。 製造業界における最高のプロジェクト管理ソフトを評価する 多数のソフトウェアソリューションが市販されている現在、それぞれを精査して自社に適したソフトを見極めることが不可欠です。 優れたソフトが持つ重要な機能には以下が含まれます。 リソースのプラニングと配分 プロジェクトの追跡とステータスのアップデート ワークフローのカスタマイズ、およびカスタマイズの容易性 既存のシステムおよびプロセスとの連携 アクセスの可能性および使い勝手 Wrikeを無料でお試しください 製造部門の独特のニーズに合わせたカスタマイズ 効果的なプロジェクト管理は、各企業の製造部門が持つ独自のニーズに合わせるためのカスタマイズ機能に大きく依存しています。 プロジェクトは複雑で、そのプロセスは企業によって異なるため、ここではワークフローの合理化や効率の最大化、エラーを最小限にとどめることがが目標となります。 カスタマイズには、カスタムワークフローの構築から既存のシステムおよびプロセスとの連携が含まれます。 製造業者はリソースの正確なプラニングや配分を実現するために、プロジェクト管理ソフトを既存のERPシステムに連携させる必要があるでしょう。 製造環境へのプロジェクト管理ソフトの導入 プロジェクト管理ソフトの採用には体系的な取り組みが求められ、 以下をはじめとするアプローチが必要です。 プロジェクトの目標と目的の定義 ソフトウェアによる対応が可能な特定の問題点や課題、および求める成果を識別し、プロジェクトの目標および目的を定義します。 適切なソフトウェアソリューションの選択 プロジェクトの目標および目的を定義した後は、自社のニーズを満たす適切なソフトウェアソリューションを選択します。 ここでは、使いやすさや拡張性、およびコストパフォーマンスなどの要素を基にした評価が必要です。 従業員のトレーニングとオンボーディング 適切なトレーニングとオンボーディングで、従業員はソフトウェアの使用法や自身の作業に対する利点を理解できます。 時間はかかりますが、長期的効果をもたらすためには価値のある投資と言えるでしょう。 チームメンバーが新規の機能や特長を常に把握し、ソフトウェアの機能や使いやすさに対するフィードバックを提供することが、生産性やプロジェクト成果の最終的な向上につながります。 既存のシステムおよびプロセスとの連携 プロジェクト管理ソフトと既存のシステムおよびプロセスとの連携には課題が伴いますが、最高の価値を生み出すためには不可欠です。 これにはソフトウェアと連携するためのワークフローおよびプロセスのカスタマイズなどの作業が含まれ、 関連するすべてのシステム上でデータを共有し、必要な連携やAPIを実現します。 技術面におけるすべての要件を満たすために、連携プロセスでは必ずIT専門家の力を借りることが重要です。 Wrikeを無料でお試しください プロジェクト管理ソフトの利点を最大に生かす プロジェクト管理ソフトは、企業の製造環境においてよりますますニーズが高まっており、それも当然のことと言えるでしょう。 企業がオペレーションを合理化し、コストを削減して、全体的な効率を向上するための様々なメリットを提供するからです。 本セクションでは3つの主なメリットを探っていきます。 コミュニケーションとコラボレーションの効率化 効果的なコミュニケーションとコラボレーションは、プロジェクトの成功に不可欠です。 プロジェクト管理ソフトはプロジェクトに必要な情報を一元化するプラットフォームを提供し、ステータスをリアルタイムでアップデートすることにより、コミュニケーションやコラボレーションを効率化します。 チームメンバーはより効果的に協力でき、誤解や考え違いを最小限に抑えることができるのです。 メンバーの所在地や部門の違いに関わらず、チームとして団結して作業を進めていくことができます。 プロジェクト管理ソフトは、異なる部門や関係者間のコミュニケーションを円滑にします。 プロジェクトの進行に複数部門からの情報が必要な場合は、それらの部門にプラットフォームを提供できます。 リソースの配分およびスケジューリングの改善 製造部門においてプロジェクト管理ソフトが持つさらなる重要な利点としては、リソース配分とスケジューリングの改善が挙げられるでしょう。 リソースの制約を識別し、リソースを最適に配分することによって、より効率的に業務に取り組み、ダウンタイムを最小限に抑えることができます。 適切な設備を使って適切な時間に適切なプロジェクトに取り組めるよう、スケジュールを合理化できるのです。 プロジェクト管理ソフトはまた、スケジュールの重複や障害を事前に特定でき、 問題が大きくなるために事前措置を講じることができます。 リスク管理の強化とリスクの軽減 リスク管理はプロジェクト管理において不可欠な要素です。 プロジェクト管理ソフトによって製造部門のリスクが軽減され、リスク管理が向上します。 潜在的なリスクを早期発見して緩和措置を取ることで、コスト要因となる遅延やプロジェクトの失敗を避けることができるのです。 プロジェクト管理ソフトは、プロジェクトのタスクや期限、依存関係にさらに優れた可視性を提供します。 すべての関係者がリスクを理解し、適切な取り組みでリスクを緩和できるのです。 まとめ プロジェクト管理ソフトは企業の製造部門が直面する課題を克服し、目標達成のお手伝いをします。 プロジェクト管理の重要性を理解し、適切なソフトウェアを評価して採用して、それらの利点を最大に生かすことにより、コミュニケーションを改善してワークフローを効率化し、リソース配分を最適化してリスクを削減できます。 最終的には、急速に進化を続ける本業界において、複雑なプロジェクトをより効率よく管理して成功に結び付けることができるのです。 Wrikeがお届けする最先端のプロジェクト管理ソリューションで、貴社の製造プロセスを大きく変えてみませんか？ 今すぐ無料トライアルを開始して、生産プランやリソース配分、全体的な効率を向上させましょう。 注：本記事はAIエンジンを使用して作成されました。 正確性と品質を保証するために、弊社チームの専門家によりレビューおよび修正されています。 Wrikeを無料でお試しください
2022年に予想されるプロジェクト管理の6つのトレンド
今年、プロジェクト管理は大きく変化します。 世界では、実際の出来事や文化的なイベントが、業界におけるプロジェクト管理の新しいトレンドを形成しています。 今年は、プロジェクト管理全体の概念が変わってしまうかもしれません。 このトレンドを知っておくために、最も注目すべき変化と、近い将来に予想される変化についてご紹介します。 プロジェクト管理における最新のトレンドとは？ 誰もがプロジェクト管理の将来的なトレンドを知りたいと思っています。最新の業界の情報は、その先何か月も、プロジェクト管理チームに確実に影響を与えるからです。 様々な働き方をするチーム間でコミュニケーションを高める パンデミックの渦中においても、その後においても、モチベーションを保つためには効果的なコミュニケーションスキルが必要です。 つまりリモートで作業するための「必要なツール」と「専門知識」が求められています。 現在のプロジェクトマネージャーは、リモートワークにおける課題に対処するために、システムをどのように活用するかを知らなければなりません。 より良いコミュニケーションは生産性を高めるだけでなく、パンデミック後の職場におけるメンタルヘルスも改善してくれます。 ハイブリッド＆リモートワークの効率を最大限に高める 世界規模のパンデミックがピークを過ぎたとしても、ハイブリッドな働き方のモデルは、今後も主流であり続けるでしょう。 従業員どうしが対面でやりとりすることには多くのメリットがありますが、 このようなやりとりには、それを適切に管理するための新しいテクノロジーと方針が必要になります。 戦略を成果と結びつける手段としてアジャイルを導入する 2022年、企業は自社のチームを、アジャイルで「変化にすぐに対応できる」ようにしておく必要があります。 チームには、汎用的だけれどもカスタマイズできないフレームワークではなく、自分たちのニーズに合った戦略的なフレームワークを選ぶための知識と経験が必要です。 ここ数年、プロジェクト管理のプロセスを改善するためにアジャイルメソッドを導入する企業が増えてきました。 私たちは、今後数年にわたりこのメソッドの導入が増えていくと予想しています。 プロジェクト管理における今後のトレンドの予想 Wrikeでは、今までの経験と調査に基づいて、「プロジェクト管理において注目すべき今後のトレンド」を以下のように考えています。 これらのトレンドについて深く掘り下げ、今年の目標について、そして数か月間の業界の予測について、さらに理解を深めましょう。 1. 完全なリモートプロジェクトチーム コロナウィルスの大流行に端を発して、多くの組織は在宅勤務の方針について改めて考えるようになりました。 結果として、アメリカの多くの労働者は完全な在宅勤務、または部分的な在宅勤務に移行しました。 これは、プロジェクト管理が従来のオフィスだけに制限されなくなったことを意味します。 仕事によっては、チームのメンバーが一堂に会して行った方が効率がよいものがあります。 たとえば、チームビルディング演習は対面で行った方が時間がかかりません。 一方で様々な課題はありますが、リモートワークには、従業員が世界中のどこからでも仕事をすることが可能になるなど、 組織が優れた人材を引き付け、保持する上で役立つ数々のメリットがあります。 また、フルタイムで働く従業員は、様々な場所に分散したグローバルなチームのメンバーとして仕事をすることが増え、オンラインのソフトウェアやアプリを使用してコミュニケーションや連携を行うようになっています。 このような状況で、テクノロジーは大きな役割を担っています。 ミーティングはZoomで行われ、タスクはプロジェクト管理ツールで追跡され、スケジュールはすべてオンラインで作成されてチームメンバーに配布されています。 リモートワークは今後も増え続けると思われるため、プロジェクトマネージャーは、あつれきを減らして仕事の効率を高める方法を考える必要があります。 そこで問題になるのは「フリーランサーやリモートワーカーを導入すればプロジェクトは改善できるか？」ということです。 この問いに対する答えが「Yes」なら、テクノロジーの複雑さを理由に導入を躊躇する必要がありません。適切なテクノロジーがサポートしてくれます。 2. プロジェクト管理ツールの重要性が高まる プロジェクト管理は従来、目標を実現し、リスクを管理するためのツールでした。 しかしここ数年、その範囲は拡大し、様々なアクティビティや取り組みもプロジェクト管理の対象となっています。 組織は、プロジェクト管理ツールを使用して戦略を実行するだけでなく、その戦略に関連したポートフォリオや様々なタスクも管理することができます。 これにより、詳細な情報に基づいた決定を行い、より多くの 価値を提供したうえで、組織の重要な目標に対する進捗を改善することができます。 プロジェクト管理ツールの利用に影響を与える社外のトレンドもあります。 人工知能や機械学習の台頭によって世界が変化するにつれて、膨大なデータを収集し、分析する必要性が生じ、プロジェクト管理はその影響を受けるようになります。 具体的にこれらのトレンドがどのように展開していくのか予測するのは難しいですが、大半の専門家は、このトレンドは避けられないものであると予想しています。 3. コラボレーションの強化に注力する 2022年の末には、プロジェクト管理の真のデジタル変革が完了するはずです。 ここで言う「真のデジタル変革」とは、オンラインツールを使用して、複雑なメールのやりとりだけでなく、チーム間のコラボレーションや調整を行うことを意味しています。 リモートワーク、ハイブリッドワーク、フレキシブルワークという選択肢が新たに増えたため、従業員は場所を問わずに働くことが可能になり、企業は従業員からより質の高い成果を得ることができます。 チームが地理的に分散しているメリットはありますが、このようなチームで従業員のコラボレーションを高めるのは容易ではありません。 この問題を解決するために、多くの企業がオンラインのプロジェクト管理ツールを導入し始めました。 たとえば、リモートの従業員が社内の従業員と顔を合わせてコミュニケーションするために、マルチメディア対応の会議を利用しているチームもあります。 また、Wrikeのようなプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、アクティブなすべての取り組みを対象に計画、スケジュールを行い、その進捗を監視しているチームもあります。 今年、どのようなツールを使用するとしても、明らかなことがあります。それは、「今後もグローバルなパンデミックに対応していく中で、地理的に分散している他のメンバーと適切にコミュニケーションを取る方法を知ることが、極めて重要であり続ける」ということです。 4. 様々なタイプのソフトスキルを理解する 一般的にプロジェクトマネージャーは、自身の役割を適切に遂行するために、様々な運用エリアにおける一定レベルの専門知識が必要です。 ただし、ソフトスキルを適切に組み合わせることができないと、チームのメンバーを効率よく管理したり、最適な結果を得たりできない可能性があります。 何よりも、目標を明確に伝え、すべての関係者とうまくコミュニケーションをとれることが非常に重要です。 そのため、プロジェクトの成功には、共感力、意思決定、リーダーシップといったソフトスキルが必要不可欠です。 行動の模範となるにしても、職場文化の方向性を決めるうえでも、チーム全体のパフォーマンスの改善には、このような能力を持ったプロジェクトマネージャーが重要な役割を担っています。 なぜなら、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが完了するまで、一日の終わりにチームメンバー間の「協働」のレベルを判断することになるからです。 どうすれば一歩先を行き、自身のソフトスキルを向上できるでしょうか？ ここでは、実践するためのヒントをいくつかご紹介します。 他の人が考えていること、感じていることを憶測で決めつけない。 ディスカッションを奨励し、プロジェクトで重要な事柄は必ず文書で伝える。 従業員が自分らしくあること、プロジェクトの計画に貢献し、個性を表現することを奨励する。 仕事以外にも、従業員の生活について質問し、個々のメンバーとのつながりを深める。 自分のためにも他の従業員のためにも適切な謝罪のしかたや言い争いを解決する方法を学ぶ。 フィードバックを受け入れる。 そうすれば、常に学び、向上できる。 5. 身体的・精神的なストレスを回避することにポイントをおく 2022年には、従業員の定着よりも従業員の能力開発が課題になり、新しいチームメンバーは、最適化されたトレーニングプログラムを受けて早く慣れ、委託された作業をすぐに行うことが求められると予測されます。 身体的、精神的なストレスを回避することは、従業員の幸せと健康を維持し、チームメンバーとして仕事を続けてもらうための重要な要素になります。 お気付きでないかもしれませんが、チーム全体がスムーズに仕事を進められるようにする方法はたくさんあります。 その方法についてご紹介します。 目標と期限を決めて、「期待するもの」を明確にする そうすれば、チームメンバーは自身の得意なものに注力することができます。 また、同じ作業やプロセスを誤って繰り返してしまう、ということがなくなります。 スケジュールに柔軟性を持たせる 誰でも、時間的にもっと柔軟に働きたいと考えています。 このため、チームメンバーが頻繁に監視されずに働けることが重要になります。 仕事は決められた期限が守られて初めて完了できます。 問題が発生した場合は、それに対処し、関係者がもっと楽に作業できるように注力します。 また、従業員が仕事をする場所についても、より自由に選べるようにして、 1週間または1ヶ月に最低1日は、在宅勤務の日にします。 さらに、地方に住んでいたり、完全に在宅勤務になっている従業員に対しても、必要になったときにはオフィスに出社して仕事ができるようにデスクを用意しておきます。 職場文化に「フィットネス」を導入する スタッフメンバーがエクササイズをする時間を確保できるようにします。 具体的には、オンサイトのヨガクラスやウォーキングミーティング、毎朝グループでストレッチをするといった小規模のアクティビティを通じて、スタッフをサポートします。 叱るより褒める 優れたマネージャーは、チームメンバーの努力を認めて、 良い仕事をしたときには個人的に褒めたり、その成果について週次のミーティングで簡単に公表します。 その頑張りをささやかながらも認めれば、プロジェクトに対する今までの感じ方が大きく変わることがあります。 6. アジャイルな手法に今後も注目が集まる アジャイル開発とは、開発者がこれまでのタスクやプロセスをどう管理すべきかを知らなくてもプロジェクトを迅速に開始できるようにするための原理です。 アジャイルな手法を利用すると、チームはプロジェクトを複数のステージに分割し、作業をシームレスに管理することが簡単にできるようになります。 また、プロジェクトの関係者とより効果的にコラボレーションすることができます。 リモートワークの柔軟性があらためて重要視され、コラボレーションするための方法がますます注目を集めている今や、アジャイルは必要不可欠であり、適応性が高いだけでなく、完全にカスタマイズが可能な手法です。 2022年、Wrikeはプロジェクト管理にどのように貢献するか Wrikeは、新しいプロジェクト管理のトレンドを先取りするために必要なあらゆるサポートを備えた、将来の働き方へとチームを導くためのプロジェクト管理ツールです。 このツールにより、複雑なプロジェクトフェーズの管理、チーム間や部門間のコミュニケーション、シームレスなコラボレーションが実現できます。 複雑なプロジェクトフェーズの管理 複雑なプロジェクトに対しては、「期待されるもの」と「予算」を確実に実現するための段階的なアプローチが必要です。 また、プロジェクトの成功を左右する可能性のある様々な依存関係を特定し、理解するためのチームの取り組みも必要です。 Wrikeの「多くのフェーズを含む複雑なプロジェクト」のテンプレートは、大規模で複雑なプロジェクトの管理をシンプルにします。 このテンプレートには、様々なフェーズやタスクがあらかじめ定義されており、プロジェクトのチャートビューで参照することができます。 チーム間や部門間のコミュニケーション プロジェクト（特にハイブリットチームやリモートチームが関係しているプロジェクト）が成功するためには、コミュニケーションが不可欠です。 円滑にコミュニケーションするためのプランがなければ、チーム間や部門間で誤解を生じやすくなります。 このテンプレートは、チームや関係者とコミュニケーションするための一貫した手順を作成するのに役に立ちます。 プロジェクトのスケジュールを作成し、関係者が各自、必要な最新情報をすべて追跡することも可能です。 関係者全員でのコラボレーション リモートワークをする人が増えていることをうけて、効果的なコラボレーションツールの必要性は今まで以上に高まっています。 Wrikeを導入すれば、チームは場所を問わずシームレスに仕事をすることができます。 Wrikeを使用して、安全で系統化されたデジタルな作業スペースをクラウド上に作成しましょう。 Wrikeのプロジェクト管理プラットフォームは、ファイルや詳細情報を、個別に設定した権限を使用して安全に保存するのに最適です。 Wrikeのカスタムフィールドリクエストフォームやツールを使用して、他のメンバーとさらに効率よく作業することができます。 これらのツールにより、メールのやりとりが減る、リアルタイムで提案を行う、といったことも可能になります。 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プロジェクト管理の基本：プロジェクト計画を確実に実行するための6つのステップ
月曜日の朝です。役員が今四半期に達成したい重要なプランをチェックするためにあなたをミーティングに呼びます。 あなたは、チームがこれらのプランを実行できるように、プロジェクト計画を簡潔にまとめるよう指示されています。締切は今週末、あなたは何からスタートしますか？ でも慌てないでください。プロジェクトを成功させるために、プロジェクト管理の基本をすべて知っている必要はありません。 下記の6つのステップを実行して確実な計画を作成し、自信をもってチームをリードしてください。 待ってください！ 計画をスタートする場所はありますか？ Wrikeの無料トライアルを開始して、プロジェクト計画を共有してください ステップ1: ステークホルダーを特定し、約束して会う ステークホルダーは、プロジェクトの結果に影響を受ける人です。 ステークホルダーには、あなたの顧客および実際の製品やサービスの使用者が含まれます。 プロジェクトを計画する際は、必ずステークホルダー全員を特定し、彼らの関心を念頭に置いてください。 プロジェクトのスポンサープロジェクトの範囲、予算、タイムラインのベースを確立します。 次に、プロジェクトの詳細を決定し記録するスコープ記述書を作成し、全員が共通認識を持つようにして、コストのかかる伝達ミスを減らします。 スコープ記述書テンプレートを使用してスタートします。 ヒント: ステークホルダーが述べたニーズの根底にあるメリットを見極めます。 これらのメリットをもたらすことがプロジェクトで達成すべき目標です。 ステップ2：目標の設定と優先順位付け ステークホルダーのニーズのリストを入手したら、それらに優先順位を付けて特定のプロジェクト目標を設定します。 これらの目標にはプロジェクトの目的、または達成したいメトリクスやメリットを概説します。 プロジェクトが明確かつ簡単に共有できるように、あなたの目標およびステークホルダーがプロジェクト計画で求めているニーズを記入します。 ヒント: 「すべてが重要なのですが..」 優先順位付けが困難な場合は、緊急性と重要性に基づいて目標をランク付けするか、意思決定に役立つヒントを調べてください。 ステップ3：成果物を定義する プロジェクトの目標を達成するために必要な成果物とプロジェクト計画ステップを特定します。期待される具体的なアウトプットは何ですか？ 次に、プロジェクトの各成果物の期日を見積もります。 (次のステップでプロジェクトのスケジュールを定義する際に、これらの日付を確定することができます。） ヒント: 重要な期限と成果物について、明確なマイルストーンを設定します。 作業が開始されると進捗状況を追跡すると、予定通りにタスクを完了し、ステークホルダーを満足させることができます。 ステップ4：プロジェクトのスケジュールを作成する 各成果物を見て、それぞれを達成するために完了しなければならない一連のタスクを定義します。 タスクごとに、所要時間、必要なリソース、および責任者を決定します。 次に、依存関係を特定します。 他の人が始める前に、特定のタスクを完了する必要がありますか？ 成果物、依存関係、およびマイルストーンをガントチャートに入力するか、利用可能な多数のオンラインテンプレートおよびアプリケーションから選択します。 そのために、 Wrikeのガントチャートをぜひ無料でお試しください。 ヒント:計画プロセスにチームを関与させます。 作業の実行者は、タスクを完了する過程、完了までに要する時間、タスクの取り組みに最適な人について把握し理解している筈ですので、 彼らの知識を引き出すよう試みてください。 彼らがプロジェクトのスケジュールに同意し、作業を円滑に進められるように目標を設定してもらう必要があります。 ステップ5：問題を特定し、リスク評価を完了する リスクのないプロジェクトはありません。 ただ成功を祈り、最高の成果を願っても叶えられません。例えば、主要メンバーの休暇取得予定のように、プロジェクト計画プロセスに影響を与えることが前もって分かるような問題はありますか？ 一時的な中断に陥らせるような、思いがけない事態 (世界の休日、入荷待ちのパーツ、または繁忙期等々)にはどのようなものが想定されるでしょうか? プロジェクト計画を作成する場合は、特定のリスクが発生するのを防ぐか、またはそれらの悪影響を最小限に抑えるために取るべきステップを検討してください。 リスクアセスメントを実施し、リスク管理戦略を策定して準備を万全にします。 ヒント: 可能であれば、プロジェクトの早い段階でリスクの高い項目に取り組みます。 あるいは、バッファを設け、遅延が発生した場合でもプロジェクトを常に順調に進めるよう手助けします。 ステップ6：プロジェクトの計画をステークホルダーに提示する あなたの計画がステークホルダーの期待にどのように応えるかを説明、あらゆる反論に対するソリューションを提示しプレゼンテーションが一方的でないことを理解させてください。 ステークホルダーとはオープンに意見交換を行ってください。 次に、役割を決定する必要があります：誰がどのレポートをどのくらいの頻度で確認する必要がありますか？ どの決定を承認する必要がありますか、また誰が承認しますか？ プロジェクトの概要を明確にし、ステークホルダー全員がアクセスできるようにすることで、彼らは小さなアップデートの有無を知るためにあなたを追いかける必要がなくなります。 コラボレーションツールのように、プロジェクトの全データを1か所に格納することで、カレンダーをミーティングで埋めることなく、進捗状況の把握、アップデートの共有および編集を簡単に行うことができます。 はっきりと伝えることが大切です。 ステークホルダーが、プロジェクトに期待されていること、および彼らが取るべき行動を正確に理解していることを確認してください。 あなたにとってクリアであることが彼らにってもクリアであるとは限りません。 次のステークホルダーとのオープンディスカッションは楽しみですか？ プロジェクトの計画を前進させ続けるために、気難しいステークホルダーに常に対応するためのヒントがあります。 ヒント: 計画やスケジュールがステークホルダーの当初の期待と一致しない場合は、すぐそれを伝えることでネガティブに驚かせたり、張り詰めた会話になってしまうことを避けてください。 ステークホルダーに対して、「期待や要求が現実的ではない」と言うよりはむしろ、期待や要求の実現に必要な、例えば時間、お金、あるいはマンパワーなどを彼らに伝え、 別のリソースを費やす価値があるかどうかを彼らに決定させてください。 プロジェクト計画の作成後 おめでとうございます、あなたはプロジェクト計画を完了しました！ 次のステップ：プロジェクトのキックオフミーティングをスケジュールする。 さて、実際の作業が始まります。 キックオフミーティングで良い雰囲気を作ることがプロジェクトの成功を左右する可能性があります。 10ステップのプロジェクトキックオフチェックリストに従ってスタートをきってください。 プロジェクト計画を立てる準備は完了しましたか？ Wrikeでプロジェクト作業計画テンプレートを作成するための迅速な3ステップのプロセスがあります。 プロジェクト計画の立案に関する他の資料 プロジェクト計画を成功させる方法の詳細については、目標達成を手助けする5つのプロジェクト計画のヒントをチェックしてください。 ハーバードビジネスレビューの「計画を立てることが嫌だとしても、とりあえずしてみること」は、計画作成と時間管理の重要性について論じています。 他のプロジェクト管理のステップと戦略については、「プロジェクト管理ガイド」をご覧ください。 「完璧なプロジェクト計画を作成する方法」を読んでください。 プロジェクトの計画に関する他のヒントについては、「決定版ガイド」を参照してください。
プログラムマネージャーと<br> プロジェクトマネージャーの違い
プログラムマネージャー対 プロジェクトマネージャー、、、肩書は似ていますが役割も同じ様なものでしょうか？ いいえ、全く別物です！ プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーは同様の責任を負いますが、両者の立場には重要な違いがあります。 したがって、あなたが将来それらのポジションに就こうと考えている場合でも、こうした立場にある両者のコラボレーションを理解しようとしている場合でも、相互にどのように関わっているのかを知ることが重要です。 プロジェクト対 プログラム 2つの役割の類似点と相違点について話し合う前に、プロジェクトとプログラムは別物である点を理解することが大切です。 プロジェクトは一時的な、一度限りのものです。 プロジェクトは通常、コスト、リソース、予算、時間制約によって束縛されます。 プロジェクトには目に見える成果や成果物が得られるよう、明確な終了日と短期目標が設定されます。 プログラムは、基本的な、相互に関連し合うプロジェクトで構成されています。 これらのプロジェクトは相互に補完し合い機能することで、より規模が大きく長期的なビジネス目標を達成します。 成功すると、目に見える単一の成果物のみならず、戦略面のメリットや組織の成長を促進します。 ある会社がより多くのCIO(最高情報責任者)を獲得したいと考えていると仮定しましょう。 その会社はマーケティングチームに対して、ダイレクトにCIOに訴求して、コンバージョンを促進するデマンドジェネレーションのプログラムを要求する可能性があります。 たとえば、CIOをターゲットとした電子ブックの作成やCIO関連のウェビナーの開催など、いくつかのプロジェクトがこのプログラムに導入される可能性があります。 以下の表は、プロジェクトとプログラムを並べて比較するのに 役立ちます： プログラムマネージャーとは？ プログラムマネージャーは、プログラムの戦略と目的を明確にし、それがビジネスにどのような影響を与えるかを評価します。 プログラムの目標全体の達成に必要な依存関係プロジェクトのリストを定義し、マネージしなければなりません。 プログラムマネージャーを、下絵をデザインする建築家として考えてください。 建築家は配管や乾式壁を取り付けませんが、これらのパーツの配置を決めて美しい家を建築します。 プログラムマネージャーの役割は、個々のプロジェクトの完了に留まらず、プログラム全体を長期的に実現することにまで及びます。 彼らには、チームの組織、戦略の実行、ROI(投資対効果)の測定、その他、管理者視点での行動、といった責任があります。 CIOの例に戻ると、プログラムマネージャーの職務には、プロジェクトチーム間のコラボレーションを俯瞰し、CIOのリード獲得の上昇が成功の指標になるかどうかを見極めること、がそれに該当します。 プログラムマネージャーの一日を理解するには、一般的なプログラムマネージャーのジョブ・ディスクリプション(職務記述書)をここでチェックしてみてください。 プロジェクトマネージャーとは？ プロジェクトマネージャーは、プログラム内の個々のプロジェクトを管理します。 彼らは、プログラムのガイドラインに沿って、作業を完了するための時間、予算、およびリソースを調整し、進捗状況および当初のプロジェクト計画に加えられた変更についてプログラムマネージャーに報告します。 プロジェクトマネージャーの役割はプログラムマネージャーの役割よりも戦術的です。 プログラムマネージャーを建築家とするならば、プロジェクトマネージャーは画家であり、配管工であり、電気技術者であると言えます。 彼らは主にプロジェクトの機能要素を実行し管理することに集中します。 これには、期限を守る、予算内に留まる、タスクを委任する、成果物を完成させることなどが含まれます。 一般的なプロジェクトマネージャーのジョブ・ディスクリプション(職務記述書)をここでチェックしてください。 プログラムマネージャー対 プロジェクトマネージャー プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーの 3つの大きな違いを要約しましょう： プログラムマネージャーはプロジェクトのグループを管理し、プロジェクトマネージャーは個々のプロジェクトを管理します プログラムマネージャーは、長期的な事業目標に焦点を当てています。一方、プロジェクトマネージャーには、短期間で具体的な成果物が求められます。 プログラムマネージャーは戦略的であり、プロジェクトマネージャーは戦術的です もっと詳しい説明が必要でしたら、こちらビデオをチェックしてください。 異なる役割、同様の課題 日々の責任は異なりますが、プログラムマネージャーとプロジェクトマネージャーはいずれも、数多くの未確定要素を管理し、組織や効率性に行き過ぎがあれば明示しなければなりません。 両者は同じ課題に遭遇することが多く、同様の手法やツールを使うことで問題を解決します： ダッシュボード:成功の主な要素がチームの人数と不確定要素に左右される場合、タスクの状況と進捗状況を可視化して把握することが重要です。 プログラムマネージャーおよびプロジェクトマネージャーは、誰が何に取り組んでいるのかを一覧で正確に把握できるダッシュボードを持つ必要があります。 このダッシュボードでは、状況を大局的に把握するだけでなく、必要に応じて掘り下げられることが理想的です。 テンプレート:多くのプログラムは同じようなプロジェクトを含むことがあります。 例えば、すべてのマーケティングプロジェクトに広告キャンペーンが含まれている場合などです。 そのような場合、プロジェクトマネージャーおよびプログラムマネージャーは、プロジェクトをテンプレート化することによって、ゼロから作業を開始することなく、さらに、過去の成功を再現しやすくなります。 柔軟な作業ビュー:全員が同じように作業するわけではありません。 プログラムマネージャーおよびプロジェクトマネージャーの仕事は、自分自身のスタイルを他のメンバーに押し付けないことで簡単になります。 単一のプログラムやプロジェクトを様々な視点で見れることが重要なのです ― かんばんや、表、リスト、およびタイムラインを考えてみてください。 これは、関係者全員が快適に作業しつつ同じ目標の達成に集中できることを意味します。 情報を集約したコラボレーション:すべてのアセット、アップデート、およびリクエストを追跡し続けることが困難な場合があります。 詳細を知るために電子メールやスプレッドシートを探し回ることは、プロジェクトマネージャーおよびプログラムマネージャーの時間の無駄です。 プログラムやプロジェクトに関するコミュニケーションのすべてを参照しやすい単一のスレッドにまとめておくことは極めて役に立ちます。 いかがでしたでしょうか。 プログラムやプロジェクトを整理し管理するツールが必要でしたら、 Wrikeがいかにチームの効率性を高め期限内でのプロジェクトの完了をサポートできるのかをチェックしてください！
クリティカルパス法: プロジェクト管理の基本
プロジェクト管理におけるクリティカルパス法とは? クリティカルパス法(CPM)は、一連のプロジェクトのアクティビティをスケジュールするためのリソース利用アルゴリズムです。 CPMを使用するための基本的な手法は、以下を含むプロジェクトのモデルを構築することです： プロジェクトの完了に必要な全タスクのリスト タスク間の依存関係 各アクティビティが完了するのにかかる時間(期間)の予測 この情報を使用して、最長となる依存関係のあるアクティビティを特定し、それらを開始から終了まで見積もることでクリティカルパスを決定できます。 最長のアクティビティ、つまりクリティカルパスを特定したら、トータルフロートと呼ばれる、プロジェクト期間を長くしない範囲でアクティビティを遅らせることができる期間を簡単に特定できます。 クリティカルパス法をプロジェクトで使用する それでは、クリティカルパス法のコンセプトをシンプルで現実的な例として、パーティーの計画で実証します。 このプロジェクトをどのように計画し、実行するべきですか？ プロジェクト範囲を定義する 第一に、プロジェクトを完了するために終了しなければならないタスクのすべてを定義する必要があります。 パーティーの例では、次のような状況が考えられます： 日付と場所を選択する 余興のリストを作成する 音楽の準備をする 友人を招待する 飲み物や食べ物を用意する キャセロールを調理する パーティーを主催する これらのタスクを個別に見ると、他のタスクが完了するまでは、それらのタスクの一部を開始できないことがわかります。 つまり、一部のタスクは他のタスクに依存しています。 これらの関係を下表に示しています： タク名 依存関係 日付と場所を選択する - 究極のプレイリストを作成する - 音楽の準備をする - 友人を招待する 日付と場所を選択する 飲食物を買う 友人を招待する 有名なキャセロールを調理する 飲みもの、食べものを用意する パーティーを主催する キャセロール、音楽 「友人を招待する」、「 飲み物や食べ物を用意する 」、「キャセロールを調理する」、「パーティーを主催する」といったアクションは一連のアクションであり、成果を得るには順番を守って実行する必要があります。 このようなタスクは順次処理(シーケンシャル)アクティビティと呼ばれています。 これらのタスクは、プロジェクトの開始（「日付と場所の選択」）と共に、プロジェクトを完了するのに最も重要なステップです。 したがって、これらのアクションはクリティカルパス上に置かれます。 クリティカルパス法とクリティカルパスの特定 クリティカルパス法の背後にある重要なコンセプトは、他のタスクが終了するまで特定のタスクを開始できない、ということです。 これらのタスクは順番に完了する必要があり、各段階は次の段階が始まるまでに完了しなければなりません。 サンプルのスケジュールがどのように見えるのかを示すためにWrikeのガントチャートを使用しました： Wrikeの無料トライアルでガントチャートビューをチェックしてください クリティカルパスは、プロジェクトの開始から終了まで最長となる一連のアクティビティで構成されることから、プロジェクトを特定の期間までに確実に終了させられるように完了しておく必要があり、 クリティカルパス上のアクティビティは厳密に管理されなければなりません。 クリティカルパス上のひとつのジョブが遅れた場合は、スケジュールを元に戻すための行動を直ちに取らないと、プロジェクト全体に遅延が生じます。 完了までに30日かかるプロジェクトがあると想像してください。 クリティカルパス上の最初のアクティビティが1日遅れている場合、クリティカルパス上の別のアクティビティを1日早く完了できない限り、プロジェクトの完了までに31日かかります。 クリティカルパスは基本的にプロジェクトスケジュールの終了日を決定します。 様々なプロジェクトパス 1つのプロジェクトに複数のクリティカルパスを設定して、複数のパスを同時に実行することもあり得ます。 これは、タスク間の複数の依存関係、または同じ期間に実行される別々のシーケンスに起因します。 プロジェクト管理のクリティカルパスには、プロジェクトに関連する重要なアクティビティがすべて含まれている場合とそうでない場合があります。 実際、クリティカルパス上のアクティビティが必ずしもプロジェクトで最も重要とは限りません。 同時に、クリティカルパス上になくても、プロジェクトの成功を左右するタスクもあります。。 クリティカルパス法を理解するには、期限内に完了することが非常に重要なアクティビティを判断する必要があります。 しかし、クリティカルパス上にない他の活動も非常に重要であるので注意が必要です。 リソースの制約とは？またそれらが重要である理由は？ プロジェクト管理における従来のクリティカルパススケジュールは、因果関係に基づいています。 私たちのプランでは、これらの依存関係をすでにマーク付けしています。 (例えば、材料を買わずにキャセロールを調理することは不可能です)。 ただし、プロジェクトでは、考慮する必要があるリソースが限られている場合があります。 この制限により、リソース制約と呼ばれる依存関係が生じることがあります。 チームで作業する場合は、プロジェクトをチームメンバー間で分担することができます。 この例では、日付と場所を選択してゲストを招待しているときに、友達の1人がプレイリストを作成し、別の人が飲食物を入手できます。 上のチャートのように、タスクは並行して実行できます。 ただし、プロジェクトの責任者があなただけであれば、2つの場所に同時にいることはできないため、リソースに制約があります。 この場合、クリティカルパスは異なって見えます。 上のチャートでは、日付と場所を最初に選択する必要があり、後になって初めて余興のリストを作成できると仮定しています。 ただし、プロジェクトの状況によっては、これらのタスクを異なる順序で実行することができます。 このようなクリティカルパスは、リソースクリティカルパスと呼ばれています。 この手法は、各アクティビティに関連するリソースを含めることができるようにするための、従来のクリティカルパス法を拡張したものとして提案されました。 リソースまで考慮されたスケジュールは、リソースのボトルネック（すなわち、要求された時間にリソースを利用できないこと）に起因する遅延を含むことがあり、それによってクリティカルパスが長くなることがあります。 プロジェクトの長さを計算する プロジェクト管理では、クリティカルパスは最長期間を形成する一連の依存関係のタスクであるため、プロジェクトを完了するのに最も効率的なタイムラインを決定することができます。 パーティーの例に戻って、あなたが自分ですべてを実行しなければならないと仮定しましょう。 各アクティビティにかかる時間の長さを見積もりました。 また、クリティカルパス上のタスクごとにおおよその開始時間を決定しました。 次にその決定内容を示します： タスク 期間 開始 日付と場所を選択する 2時間 月曜日 余興のリストを作成する 3時間 月曜日 音楽の準備をする 1時間 月曜日 友人を招待する 2日 月曜日 飲食物を買う 1日 火曜日 有名なキャセロールを調理する 2時間 水曜日 パーティーを主催する 2時間 水曜日 ここで、非常に重要なタスクの期間をすべて集計すると、プロジェクト全体を完了するのに必要なおおよその時間が得られます。 この場合、「余興のリストを作成する」と「音楽の準備をする」は、クリティカルパス上にはないため、集計期間は3日間と6時間です。 期間を開始時間に追加すると、最も早いプロジェクト完了時間を計算できます。 CPMを理解することで、この計算を迅速かつ正確に行うことができます。 。 クリティカルパス法の柔軟性 クリティカルパス法は、複雑ではあるがかなり予測可能なプロジェクト用に開発されました。 ただし、実際には、そのようなプロジェクト管理は多くありません。 クリティカルパス法の技法を使用して作成されたスケジュールは、守られていない場合が多いのです。 すでに述べたように、クリティカルパス上のアクティビティの遅延は、完了日に直接影響します。 新しい要因が発生し、別のリソースの制約が生じる可能性があります。 例えば、リビングルームを友人と改装しようとしているとしましょう。 この場合、タスクリストは次のようになります： 古い家具を処分する 壁をペイントする 天井を修繕する 新しい家具を設置する 友人のタスクは、次のとおりです： 新しいカーテンを選ぶ 新しいカーテンをつける クリティカルパスでの並列タスク この例では、カーテンタスクはサブプロジェクトを形成し、クリティカルではないパスとして扱うことができます。 友人はあなたのプロジェクトが終わる前ならいつでも「新しいカーテンを選ぶ」および「新しいカーテンを掛ける」ことができます。 カーテンのタスクには開始日および終了日に柔軟性があるため「フロート」と見なされます。これらのタスクは並行して行われるため、クリティカルパス上には配置されません。 このプロジェクトがガントチャートでどのように表示されるかを次に示します: 仮に並列タスクのいずれかが大幅に遅れるとすれば、プロジェクト全体が予定通りに完了できなくなるでしょう。 したがって、並列タスクには常に注意を払う必要があります。 クリティカルパスの変更 それでは、カーテンの選択により、当初の予測よりも友人のタスクに時間が長くかかったとしましょう。 この遅延はプロジェクトの終了を遅らせます。 新しいカーテンがないと改装は不完全なものになるため、以前にはクリティカルではなかったパスがクリティカルになります。 最初のクリティカルパスが変わります。 クリティカルではないタスクを監視するには、プロジェクトのスケジュールを最新の状態に保ちます。 それが、任意の時点でのプロジェクトの場所、当初の計画どおりに実行されるかどうかを正確に知るための唯一の方法です。 以下のビデオでは、クリティカルパス法(CPM)について詳しく紹介しています。 クリティカルパス法は役に立つと感じたでしょうか? また、その理由をぜひお聞かせください。 クリティカルパス法の知識のブラッシュアップに使用できる他のリソースは次の通りです： クリティカルパス法、セミナー、スタンフォード クリティカルパス法の説明、米国保健社会福祉省 クリティカルパス法の基礎知識ハーバードビジネスレビュー
